O serviço de outsourcing de impressão já é uma realidade na rotina de trabalho de muitas empresas. Além de fazer com que a atenção da empresa permaneça em seu core business, o outsourcing ainda permite uma redução de custos por meio de um controle melhor do fluxo de impressões e digitalizações da empresa contratante. Entretanto, com a ampliação deste serviço, surgem também empresas sem experiência e planejamento sólidos, o que pode acarretar problemas. Neste artigo apontaremos alguns problemas que indicam a necessidade de trocar o fornecedor de outsourcing de impressão.

• Métricas de SLA: a SLA, ou “Service Level Agreement”, que significa “Acordo de Nível de Serviço” é um documento básico e essencial para se estabelecer todos os serviços que o fornecedor de outsourcing se compromete a entregar para a empresa contratante. É um acordo muito importante que deve ser respeitado por ambas as partes para que o relacionamento entre fornecedor e contratante dê certo. Além disso, é importante controlar os níveis de serviço de outsourcing usando métricas que avaliarão o serviço baseando-se no histórico de chamados. Por isso, se a SLA não estiver sendo respeitada esse pode ser um forte motivo para trocar o fornecedor de outsourcing.
• Atendimento de demandas: outro fator que pode acarretar em uma nova busca de fornecedor de outsourcing de impressão é o não atendimento apropriado de demandas. Muitas vezes o fornecedor não está preparado para atender toda a demanda da empresa contratante. Com isso, começam a surgir déficits no parque de impressão e problemas na rotina de trabalho da contratante. É preciso que, antes de fechar negócio, o fornecedor conheça bem a empresa contratante e suas necessidades de impressão, para que assim seja possível elaborar uma boa estratégia de gerenciamento.
• Comunicação: se a comunicação entre fornecedor e empresa contratante não for eficaz, o serviço de outsourcing pode ser seriamente prejudicado. O papel do fornecedor é explicar da forma mais didática possível para a contratante, as dificuldades e as soluções sugeridas. Assim como a contratante deve esclarecer seus objetivos e expectativas em relação aos serviços contratados. A comunicação clara e objetiva é importante também no momento da elaboração da SLA, para que ambas as partes se sintam confiantes e satisfeitas com os termos acordados. Caso contrário, trocar o fornecedor é inevitável.
• Suporte: um dos papéis fundamentais de um fornecedor de outsourcing de impressão é prestar um suporte contínuo para a empresa contratante. Isso porque um dos objetivos ao se contratar esse serviço é manter a atenção no core business da empresa. Então o fornecedor precisa agir de maneira preventiva para evitar que problemas afetem a rotina de trabalho da contratante.
• Perda de dados: sem um bom gerenciamento de documentos, que garanta o monitoramento do workflow, pode haver uma perda de dados para a empresa contratante. Esse é um problema muito grave que deve ser evitado a todo custo pelo fornecedor. Para isso, é preciso contratar um fornecedor que tenha uma equipe muito bem treinada para garantir que o seu time sempre tenha os equipamentos funcionando em perfeito estado para que não haja nenhuma perda de dados durante os processos de captura, gerenciamento, armazenamento e preservação dos conteúdos e documentos.

Se a sua empresa está apresentando algum desses problemas, então é provável que este seja o momento para mudar seu fornecedor de outsourcing de impressão. Ele precisa ser um parceiro que entende do negócio e das suas necessidades de impressão. No momento de fechar um contrato não se deve levar em conta apenas preço de serviço e sim a qualidade do que será entregue. Ao contratar um outsourcing de impressão, é preciso avaliar se o fornecedor é certificado, se possui uma equipe qualificada, se trabalha com bons equipamentos e que possa contribuir para um melhor gerenciamento de documentos da sua empresa. Entre em contato com a Simpress e conheça nossas soluções.