As vantagens do outsourcing de equipamentos para videoconferência

A rotina das empresas mudou, e as salas de reunião também. Com equipes presenciais, remotas e híbridas, os equipamentos para videoconferência deixaram de ser apenas um recurso complementar e passaram a fazer parte da comunicação e da colaboração entre times.

Nesse cenário, contar com equipamentos adequados é importante para garantir qualidade de áudio e vídeo, facilitar a participação de quem está à distância e evitar que problemas técnicos interrompam uma reunião. 

Para a área de TI, porém, manter essa estrutura funcionando pode trazer desafios que vão além da escolha dos equipamentos. Atualização tecnológica, manutenção, padronização, suporte e gestão de diferentes dispositivos também precisam entrar na conta.

É por isso que algumas empresas estão migrando do modelo tradicional de compra para o outsourcing de equipamentos para videoconferência. Em vez de concentrar a gestão de todo o parque internamente, a empresa passa a contar com uma estrutura de equipamentos e serviços contratada de acordo com suas necessidades.

1. Redução do risco de obsolescência tecnológica

Equipamentos de áudio e vídeo evoluem constantemente. Novos recursos de câmera, captação de áudio, conectividade e integração com plataformas de videoconferência podem mudar a experiência de uma sala de reunião.

Quando a empresa compra os equipamentos, a atualização do parque depende de novos investimentos e de uma decisão interna sobre quando substituir os dispositivos.

No outsourcing, a tecnologia pode ser tratada como um serviço que acompanha a evolução da infraestrutura. O modelo permite contratar equipamentos e serviços de acordo com a necessidade do negócio e contar com possibilidade de atualização tecnológica ao longo do contrato.

Isso reduz a necessidade de manter equipamentos ultrapassados apenas porque ainda estão dentro do ciclo de vida financeiro definido pela empresa.

2. Mais previsibilidade para o orçamento de TI

Quando uma empresa compra equipamentos para suas salas de reunião, o investimento não termina no valor pago pelo dispositivo.

É preciso considerar instalação, configuração, manutenção, suporte, substituição em caso de problemas e, eventualmente, a aquisição de novos equipamentos para acompanhar a evolução tecnológica.

No modelo de outsourcing, esses custos podem ser organizados dentro de um contrato com pagamento mensal, tornando mais previsível o planejamento financeiro da infraestrutura.

Além disso, a contratação pode ser estruturada de acordo com a necessidade de cada projeto, evitando que a empresa precise fazer um grande investimento inicial para equipar seus ambientes.

3. Padronização das salas de reunião

Uma empresa com várias salas pode enfrentar outro desafio: equipamentos diferentes em cada ambiente.

Uma sala pode ter uma câmera de determinado fabricante, outra utilizar um sistema diferente e uma terceira depender de acessórios adicionais para funcionar. Para o usuário, isso significa aprender configurações diferentes. Para a TI, significa gerenciar diferentes equipamentos, fornecedores e necessidades de suporte.

A padronização ajuda a criar uma experiência mais consistente.

Com uma estrutura planejada, salas de diferentes tamanhos podem receber soluções adequadas às suas características, mantendo uma experiência mais uniforme para os usuários. 

4. Menos fornecedores para administrar

Gerenciar uma sala de reunião pode envolver diferentes fornecedores: um para telas, outro para câmeras, outro para suporte e outros para acessórios ou infraestrutura.

Quando cada problema precisa ser direcionado para um fornecedor diferente, a resolução pode ficar mais complexa.

O outsourcing permite centralizar equipamentos, serviços e suporte em um único parceiro, simplificando a gestão da infraestrutura. No caso do SimMeeting, a proposta inclui equipamentos de videoconferência, telas profissionais, acessórios e serviços especializados.

Para a equipe de TI, isso significa menos pontos de contato e uma gestão mais centralizada da solução.

5. Suporte especializado e mais agilidade na resolução de problemas

Uma reunião importante pode perder produtividade quando a sala apresenta problemas de áudio, vídeo ou conexão.

Para a TI, cada ocorrência também representa um chamado que precisa ser diagnosticado, encaminhado e solucionado.

Com o outsourcing, o suporte técnico pode fazer parte da contratação. 

6. Menos chamados técnicos internos

Problemas com câmera, microfone, tela, configuração ou conexão podem parecer pontuais, mas, em empresas com muitas salas, o volume desses chamados pode consumir tempo da equipe de TI.

Ao transferir parte da gestão da infraestrutura para um parceiro especializado, a área interna pode reduzir o envolvimento com tarefas operacionais relacionadas aos equipamentos de videoconferência.

Isso permite que os profissionais de TI concentrem mais tempo em projetos estratégicos, segurança, infraestrutura, sistemas e iniciativas de transformação digital, em vez de atuarem constantemente na manutenção das salas.

Na prática, isso ajuda a tirar parte da carga operacional da equipe interna e direcionar a resolução para profissionais responsáveis pela solução.

7. Mais produtividade para equipes híbridas

A qualidade da tecnologia utilizada nas reuniões interfere diretamente na experiência de quem participa presencialmente e de quem está conectado remotamente.

Áudio com falhas, enquadramento inadequado ou dificuldade para compartilhar conteúdo podem tornar a comunicação mais cansativa e prejudicar a dinâmica da reunião.

Por outro lado, soluções adequadas de videoconferência podem tornar a interação mais natural, com recursos de captação de áudio e vídeo pensados para diferentes ambientes.

O resultado esperado não é apenas uma sala com equipamentos mais modernos, mas um ambiente que facilite a colaboração entre pessoas que estão em locais diferentes.

8. Flexibilidade para acompanhar o crescimento da empresa

A estrutura necessária para uma empresa hoje pode não ser a mesma daqui a alguns anos.

Novas unidades, expansão dos times, mudança para o modelo híbrido ou criação de novos espaços podem aumentar a necessidade de salas equipadas para videoconferência.

Um modelo de outsourcing oferece flexibilidade para adaptar a solução às necessidades do negócio, sem exigir que toda expansão seja acompanhada por uma nova rodada de aquisição e gestão independente de equipamentos.

A solução também pode atender salas de diferentes tamanhos e combinar equipamentos como telas profissionais, barras de videoconferência, câmeras, microfones, codecs e painéis de agendamento.

Outsourcing de equipamentos para videoconferência: a tecnologia como serviço

Para a área de TI, a decisão entre comprar ou contratar equipamentos para videoconferência envolve muito mais do que escolher uma câmera ou uma tela.

É preciso considerar custo, atualização tecnológica, manutenção, suporte, padronização e capacidade de gestão.

No modelo de outsourcing, a empresa transforma parte dessa infraestrutura em um serviço, com custos diluídos e serviços associados à gestão dos equipamentos. A proposta pode incluir desde a instalação e configuração até suporte, monitoramento e atualização tecnológica, conforme o projeto contratado.

Assim, a equipe interna deixa de concentrar esforços exclusivamente na manutenção do parque e passa a contar com um parceiro especializado para apoiar a operação.

SimMeeting: outsourcing para salas de reunião e videoconferência

Quando a tecnologia das salas de reunião passa a ser tratada como uma estrutura de serviço, a área de TI ganha uma alternativa para simplificar a gestão dos equipamentos e acompanhar as necessidades de uma operação híbrida.

É essa a proposta do SimMeeting, solução da Simpress para outsourcing de salas de reunião e videoconferência.

A solução reúne equipamentos de videoconferência, telas profissionais e acessórios, além de serviços de gestão, suporte e monitoramento. Também oferece flexibilidade de contratação e atendimento a diferentes configurações de salas.

Entre os equipamentos disponíveis estão barras de videoconferência, câmeras, microfones, codecs, telas profissionais e painéis de agendamento, permitindo dimensionar a estrutura de acordo com o ambiente e a necessidade de cada empresa.