O que procurar em equipamentos de impressão para empresas?

Você quer a melhor plataforma multifuncional e os melhores equipamentos de impressão para empresas, mas não sabe o que procurar para encontrar “a mais inteligente” para o seu negócio? Confira alguns itens importantes para fazer uma escolha bem embasada.

Além de atender às necessidades básicas de impressão, os equipamentos modernos oferecem funções avançadas. Essas funções podem mudar como sua empresa lida com documentos, produtividade e segurança. Ao procurar novos equipamentos, é importante olhar para características além do básico. Isso é especialmente verdadeiro se sua empresa está crescendo e se adaptando a um mercado competitivo e em transformação digital.

Uma das muitas vantagens de ter uma empresa de outsourcing de impressão é o acesso a equipamentos modernos. Eles incluem recursos e ferramentas que modelos mais antigos ou de marcas menos especializadas não conseguem oferecer. Esses diferenciais vão além da impressão em si, proporcionando otimização, economia e segurança para os fluxos de trabalho.

Recursos dos equipamentos de impressão para empresas: o que avaliar?

Para pensar na compra ou aluguel de impressoras, é importante avaliar as funções disponíveis. Assim, você pode entender como elas atendem às necessidades do seu negócio. Abaixo, detalhamos os principais recursos e por que eles fazem diferença:

1. Captura inteligente e automatizada

Organizações que buscam automatizar processos e diminuir a carga de trabalho manual devem priorizar equipamentos com captura inteligente. Esse recurso é indispensável para empresas que lidam com grandes volumes de documentos diariamente.

A captura inteligente ajuda a digitalizar documentos de forma eficiente. Ela pode vir com recursos como indexação automática e OCR.

O OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, transforma imagens em textos que podem ser pesquisados. Isso facilita não apenas o armazenamento, mas também a recuperação de informações, economizando tempo e reduzindo erros humanos. Por exemplo, contratos e faturas podem ser digitalizados e enviados automaticamente para sistemas de gestão, eliminando a necessidade de inserção manual de dados.

Além disso, equipamentos com recursos de captura inteligente customizável oferecem flexibilidade para se adaptar a processos internos específicos. Empresas que escolhem soluções de outsourcing de impressão podem criar aplicativos personalizados. Esses aplicativos podem ter funções como autenticação de usuários, pré-visualização de documentos e envio integrado com sistemas antigos. Isso garante maior aderência às demandas da operação.

2. Impressão em nuvem: mobilidade e praticidade

A impressão em nuvem é uma função essencial para empresas que valorizam mobilidade e flexibilidade. Com equipes cada vez mais híbridas e dispersas, é fundamental permitir que colaboradores imprimam documentos de onde estiverem, utilizando seus dispositivos móveis.

Por exemplo, imagine um vendedor que está em uma reunião externa e precisa imprimir uma proposta para o cliente. Com a impressão em nuvem, ele pode enviar o arquivo diretamente do smartphone e retirá-lo na impressora mais próxima, tudo com segurança. Além disso, muitas plataformas oferecem controle total sobre os trabalhos de impressão, permitindo rastreamento e relatórios detalhados para maior gestão.

3. Impressão inteligente e segura

Com o aumento das preocupações com privacidade e proteção de dados, os equipamentos modernos integram recursos de segurança que protegem informações sensíveis. Isso inclui:

• Autenticação de usuários: utilizando RFID, biometria ou dispositivos móveis, as impressões só são liberadas após a autenticação do responsável.
• Gestão de acessos: permite criar políticas de uso personalizadas, como limitar a impressão colorida para determinadas equipes ou definir cotas de impressão mensais.
• Rastreamento de impressões: facilita a identificação de quem imprimiu o quê, promovendo maior responsabilidade no uso dos equipamentos de impressão para empresas.

Esses recursos não apenas garantem maior controle, mas também reduzem o desperdício de impressões desnecessárias, promovendo uma cultura de sustentabilidade dentro da organização.

4. Desempenho e eficiência energética

Outro ponto crítico na escolha de equipamentos de impressão para empresas é seu desempenho. As máquinas mais recentes oferecem velocidade superior, menor consumo de insumos (como toner e papel) e maior durabilidade. Isso se traduz em custos operacionais mais baixos e menos interrupções no dia a dia.

Além disso, muitos modelos têm funções de economia de energia. Isso inclui modos de espera e desligamento automático. Essas características ajudam a reduzir o impacto ambiental.

5. Suporte e atualizações constantes

Ao optar por uma empresa de outsourcing de impressão, sua empresa tem acesso a suporte técnico 24/7. Isso é crucial para resolver problemas rapidamente e evitar atrasos nas operações. Outro diferencial é a possibilidade de atualizar equipamentos de impressão para empresas conforme novas tecnologias surgem, garantindo que sua empresa esteja sempre à frente.

Vantagens do outsourcing de impressão para empresas

Investir em outsourcing de impressão vai além de escolher os melhores equipamentos. Essa solução engloba uma abordagem completa, que inclui suporte técnico, fornecimento de insumos e manutenção proativa. Confira algumas das principais vantagens:

1. Redução de custos: elimine despesas com aquisição de equipamentos de impressão para empresas e mantenha o foco no que realmente importa.
2. Flexibilidade operacional: atualize ou expanda os equipamentos conforme as demandas da empresa crescem.
3. Sustentabilidade: equipamentos modernos consomem menos energia e recursos, alinhando-se a práticas sustentáveis.
4. Eficiência de hestão: tenha um único ponto de contato para todos os serviços de impressão, facilitando a administração.
5. Tecnologia de ponta: esteja sempre equipado com os modelos mais recentes e avançados do mercado.

Como escolher o parceiro ideal?

Ao buscar uma empresa de outsourcing de impressão, é fundamental avaliar não apenas os equipamentos de impressão para empresas oferecidos, mas também a qualidade do serviço prestado. Pergunte-se:

• Quais tecnologias estão disponíveis?
• A empresa oferece suporte técnico rápido e eficaz?
• Os equipamentos atendem às necessidades específicas do meu setor?
• O parceiro possui experiência comprovada e boas recomendações no mercado?

A Simpress, por exemplo, é referência no setor e oferece soluções completas e customizáveis para empresas de todos os tamanhos e segmentos.

Conclusão

Escolher os próximos equipamentos de impressão para empresas é uma decisão estratégica. Escolher soluções modernas com recursos avançados, como captura inteligente, impressão em nuvem e segurança melhorada, pode fazer a diferença. Isso ajuda a aumentar a produtividade, reduzir custos e promover a transformação digital do seu negócio.

Se você quer o melhor para sua empresa, pense em outsourcing de impressão. Escolha um parceiro confiável como a Simpress. Fale com nossos especialistas e garanta a solução ideal para o seu negócio.