Entenda como a impressão de documentos agrega valor a equipe de TI e terceirize essa função
A área de TI é constantemente desafiada a maximizar o desempenho operacional da empresa com recursos limitados. Nesse cenário, a terceirização de serviços de impressão (outsourcing de impressão) surge como uma solução estratégica para agregar valor ao setor, ao mesmo tempo em que reduz custos e otimiza processos internos.
Atualmente, é impensável operar uma empresa sem uma infraestrutura tecnológica robusta. Computadores, impressoras, servidores e dispositivos móveis são essenciais para operações cotidianas. Com isso, os profissionais de TI desempenham um papel central ao garantir que tudo funcione adequadamente. Porém, nem sempre o orçamento destinado à área reflete sua importância estratégica, dificultando a busca por soluções que aumentem a eficiência e reduzam custos.
Desafios da impressão de documentos
Os departamentos de TI frequentemente enfrentam desafios relacionados à impressão de documentos. Apesar de parecer uma atividade secundária, a gestão inadequada desse processo pode gerar custos elevados e retrabalho, impactando diretamente os resultados financeiros e operacionais.
Um estudo da Gartner aponta que os custos associados à impressão chegam a representar de 1% até 3% do orçamento da maioria das empresas. Além disso, a falta de controle no uso de impressoras e insumos pode levar ao desperdício significativo de papel, energia e toner, além de tornar o setor de TI responsável por resolver problemas técnicos recorrentes, desviando o foco de atividades mais estratégicas.
A percepção da TI como um “centro de custos” pode ser agravada se o setor for sobrecarregado com tarefas administrativas, como a gestão de impressoras. Isso reduz a capacidade da equipe de se concentrar em projetos inovadores e no suporte direto ao core business.
Benefícios do outsourcing de impressão de documentos
Optar pelo outsourcing de impressão permite à TI transformar um desafio em uma oportunidade de modernização e eficiência. Abaixo, listamos os principais benefícios:
1. Redução de custos operacionais
Ao terceirizar a impressão, a empresa elimina gastos com compra de equipamentos, insumos e manutenção. Além disso, o fornecedor especializado realiza análises detalhadas para identificar formas de reduzir o consumo de materiais, como papel e toner. Esses ajustes podem gerar economias significativas ao longo do tempo.
2. Atualização tecnológica constante
Empresas que contratam outsourcing de impressão têm acesso a equipamentos de última geração, sem a necessidade de realizar grandes investimentos. O fornecedor garante que as impressoras estejam atualizadas e configuradas de acordo com as necessidades específicas do cliente.
3. Escalabilidade e flexibilidade
Com o outsourcing, o contrato pode ser ajustado para acompanhar mudanças na demanda. Isso é especialmente importante para empresas que enfrentam sazonalidades, permitindo um controle mais eficiente do orçamento.
4. Foco no core business
Ao delegar a gestão de impressão a um fornecedor externo, a equipe de TI pode se concentrar em atividades estratégicas, como segurança da informação, implementação de novas tecnologias e suporte ao crescimento da empresa.
5. Suporte especializado
Problemas técnicos são resolvidos rapidamente por uma equipe especializada, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a produtividade.
Impactos positivos para a TI
Ao adotar soluções de outsourcing de impressão, a área de TI consegue demonstrar seu valor estratégico. O processo permite que a TI lide com a impressão como uma atividade gerenciada de forma eficiente, transformando-a em uma função que agrega valor à empresa como um todo.
Com a redução de custos e o aumento da eficiência operacional, a TI também contribui para metas corporativas mais amplas, como sustentabilidade. A digitalização e a redução do uso de papel, comuns em contratos de outsourcing, ajudam empresas a atingirem seus objetivos ambientais, promovendo uma imagem corporativa mais responsável.
Além disso, ao modernizar o parque de impressão, a TI promove a automação de tarefas repetitivas e introduz funcionalidades avançadas, como impressão segura e gerenciamento remoto, que tornam os processos mais eficientes.
Casos práticos de sucesso
Algumas empresas que implementaram o outsourcing de impressão relatam melhorias significativas em várias áreas. Temos diversos casos de sucesso como Ânima Educação, Cobasi, Dasa, Harald e muitas outras que tiveram como melhorias:
- Redução de custos: Uma grande empresa de serviços financeiros conseguiu reduzir seus custos de impressão de documentos em 30% ao terceirizar o gerenciamento de seus equipamentos de impressão;
- Sustentabilidade: Uma indústria do setor automotivo diminuiu em 40% o consumo de papel e toner após implementar políticas de impressão segura fornecidas pelo parceiro de outsourcing;
- Eficiência operacional: Uma instituição de ensino automatizou seus processos de impressão e digitalização, eliminando gargalos na gestão de documentos e melhorando o atendimento aos alunos.
Investir em outsourcing de impressão é mais do que uma estratégia para cortar custos. Trata-se de uma decisão que transforma a impressão de documentos em uma área gerenciada de forma estratégica, alavancando os resultados da TI e da empresa como um todo.
A terceirização oferece a flexibilidade e a expertise necessárias para lidar com um aspecto muitas vezes negligenciado, mas que tem grande impacto nos custos e na eficiência corporativa. Portanto, é hora de enxergar a impressão como uma aliada no fortalecimento da área de TI e no alcance dos objetivos de negócios.
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