Como deve ser um contrato de Outsourcing de Impressão?

Existem vários tipos de contrato de Outsourcing de Impressão, dependendo do fornecedor contratado e necessidades da sua empresa. Entenda qual o melhor para o seu negócio! 

Se sua empresa está prestes a contratar um fornecedor de serviços de impressão terceirizado, saiba que existe um fator que também precisa ser levado em consideração na hora da escolha: o contrato de Outsourcing de Impressão.

Na prestação de serviço de Outsourcing de Impressão podem existir vários tipos de contratos, a definição de qual é o melhor para o seu negócio vai depender do fornecedor escolhido e das necessidades de sua empresa.

Os elementos do contrato de Outsourcing de Impressão

Como em qualquer outra área, existem alguns elementos fundamentais no contrato de Outsourcing de Impressão, que irá delimitar a atuação de cada uma das partes, bem como os seus direitos e deveres. Vejamos seus elementos:

Tipos de equipamentos

O contrato de Outsourcing de Impressão deve conter quais equipamentos de impressão e digitalização estão sendo locados para o cliente. Também é preciso incluir as especificações técnicas de cada aparelho e suas condições de uso.

Serviços adicionais

Será preciso regulamentar quais serão os serviços adicionais – além do aluguel de equipamentos – que serão prestados pela empresa contratada. Normalmente os serviços mais comuns são:

Manutenção

É necessário descrever no contrato de outsourcing de impressão, o modo e a frequência da assistência que a equipe contratada realizará;

Monitoramento

Os serviços de fiscalização remota do funcionamento das impressoras e scanners também precisam estar especificados no documento;

Insumos

A periodicidade e quantidade do reabastecimento de materiais como tonners e papéis precisam estar descritos;

Suporte

É importante que a prestadora de serviços inclua o suporte completo e descreva no contrato como ele será feito.

Valores

Esse é um dos principais elementos do contrato de Outsourcing de Impressão. Aqui, sua empresa deve agir com cautela para que a cobrança esteja em conformidade com a natureza dos serviços prestados. A atenção nesta fase evitará que você pague um valor maior do que o serviço contratado, de fato, vale.

Dica: por meio de uma pesquisa de mercado, é possível calcular a média dos valores cobrados, de acordo com o nível de customização dos serviços e equipamentos utilizados.

Tempo de vigência

Levando em consideração a natureza da terceirização dos serviços de impressão, este é um item que gera muitas dúvidas sobre qual seria o período ideal de vigência contratual.

Segundo um levantamento feito pelo Governo Digital, para os contratos de outsourcing de impressão, na modalidade de franquia de páginas mais excedente, é recomendado que a vigência do contrato tenha duração de 48 meses com a possibilidade de renovação por mais 12 meses.

Resumindo: é necessário avaliar o período de tempo que os serviços de Outsourcing de Impressão serão necessários e entender se haverá necessidade e/ou possibilidade de renovação do contrato, por igual período, ou de modo automático.

Importante: Pesquise sobre a vigência de contratos anteriores dos fornecedores que sua empresa está cotando, além de analisar depoimentos de outros clientes. Estas são indicações seguras que lhe auxiliarão na hora de escolher a empresa de Outsourcing de Impressão com a qual o contrato será celebrado.

Tipos de contrato de Outsourcing de Impressão

Dentro dos contratos de Outsourcing de Impressão, existem alguns tipos que diferem em relação à quantidade de serviços que estão embutidos na contratação. Conheça:

Cobertura total

Este é o mais completo tipo de contrato de Outsourcing de Impressão, que dá direito ao cliente o suporte técnico, troca de todas as peças e suprimentos que precisar, sem custos adicionais.

Mão de obra e reparo em equipamentos

Neste tipo de contrato, o cliente terá direito à manutenção dos equipamentos, que será feita pela equipe técnica do fornecedor, porém não será incluída a reposição de suprimentos.

Avulso

O último tipo de contrato é ajustável às necessidades de cada cliente. Neste caso a empresa contratante opta por pagar separadamente cada conserto solicitado, bem como reposições de suprimentos e peças.

Agora que você já sabe como deve ser um contrato de Outsourcing de Impressão, que tal entender como a Simpress pode simplificar o dia a dia da sua empresa com as soluções de Outsourcing de Impressoras e Multifuncionais!