Reduzir despesas é uma prioridade em quase todas as empresas. Porém, a busca por economia, se mal-conduzida, pode comprometer a qualidade dos serviços adquiridos. Isso é especialmente relevante ao escolher um fornecedor de outsourcing de impressão, uma área estratégica que impacta diretamente na eficiência operacional.
O modelo de negócio em si tem potencial para trazer muitos ganhos para as companhias que o adotam, mas o primeiro passo para isso é aprender a equilibrar custo e benefício.
Controlar custos, evitar desperdícios e, ao mesmo tempo, manter a qualidade dos recursos essenciais ao negócio — esse é o desafio e, na prática, sabemos que nem sempre é fácil balancear essas três pontas.
Mas focar apenas no menor preço não é a solução, já que isso pode resultar em serviços que limitam a performance das equipes, prejudicam a produtividade e geram mais problemas do que soluções.
A terceirização de serviços de impressão é um exemplo clássico de como essa questão se aplica. O outsourcing pode ser uma boa opção para evitar altos investimentos no início. No entanto, muitas empresas só olham para o custo final do serviço e esquecem fatores importantes que afetam o desempenho a longo prazo.
O resultado pode ser a entrega de equipamentos de baixa qualidade, manutenção ineficaz e suporte insuficiente, que acabam aumentando os gastos operacionais.
Um bom serviço de outsourcing de impressão deve além do simples aluguel de equipamentos, englobando a gestão, manutenção e suporte técnico especializado para agregar grande valor às operações da sua empresa.
Por isso, ao avaliar fornecedores, é fundamental considerar o que cada um oferece além do preço, e aqui estão alguns pontos essenciais a serem analisados:
Um fornecedor de outsourcing de impressão deve gerenciar os consumíveis de forma eficiente. Isso não só garante que sua empresa tenha o que precisa, mas também evita excessos que ocupam espaço no estoque, reduz custos e elimina desperdícios.
A qualidade dos equipamentos oferecidos impacta diretamente na eficiência e confiabilidade das operações. Modelos modernos e bem mantidos consomem oferecem maior velocidade e reduzem o número de falhas, aumentando a produtividade da sua equipe.
Cada empresa tem necessidades específicas de impressão e um fornecedor de qualidade deve ser capaz de oferecer soluções personalizadas. Isso inclui escolher os modelos de equipamentos e também definir um plano de manutenção e suporte que se adapta ao consumo da sua operação.
Um SLA bem definido é essencial para garantir que sua empresa não fique parada em caso de problemas técnicos. O fornecedor de outsourcing de impressão deve oferecer suporte rápido e eficiente, seja por meio de um service desk, seja por atendimento em campo, com disponibilidade adequada para atender às demandas do seu negócio.
Um fornecedor comprometido com práticas ambientais ajuda sua empresa a construir uma operação mais responsável e, ao mesmo tempo, mais econômica. A exemplo, existem impressoras a laser que garantem até 35%* de economia de energia no processo de impressão.
Também há casos em que as emissões de CO² podem ser compensadas, como no programa Carbon Neutral da Simpress, onde compensamos 100% das emissões de carbono geradas no uso dos equipamentos contratados por meio do outsourcing.
Essa iniciativa acontece em conjunto com o Green Carbon by NDD, que realiza o plantio de árvores e reflorestamento em suas 10 fazendas para sequestro do CO².
*Segundo estudo realizado comparando modelo similar de jato de tinta x laser da HP MFP HP LaserJet Managed E42540 series (HP)
Além das questões relacionadas aos hardwares e as soluções em si, o custo-benefício de um fornecedor de outsourcing pode ser medido por outros aspectos relacionados ao know-how do parceiro.
Então, para complementar a assertividade na decisão, ainda é válido olhar para:
O outsourcing de impressão não é apenas uma solução para redução de custos; ele pode ser um catalisador para a transformação digital da sua empresa.
Com o suporte de um fornecedor de qualidade, sua organização pode adotar tecnologias mais avançadas e sustentáveis, que combinam hardwares que fazem mais com menos, recursos de gerenciamento remoto de equipamentos, suporte, assistências e manutenções para garantir a efetividade do parque de impressão.
Todo esse conjunto permite que o seu negócio otimize o consumo, reduza desperdícios e integra os processos de impressão com outras áreas da empresa, como a TI.
Em outras palavras, o outsourcing de impressão contribui para uma operação mais moderna, eficiente e alinhada às demandas do mercado atual — e escolher o parceiro certo é um passo importante para aproveitar todas as vantagens que ela oferece.
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