Como a impressão de documentos pode agregar valor à sua TI?

Entenda como a impressão de documentos agrega valor a equipe de TI e terceirize essa função 

É fato que a área de TI está sempre no centro das decisões estratégicas. Mas como fazer mais com menos, especialmente em um cenário de recursos limitados? Uma das respostas pode estar em um lugar inesperado: a impressão de documentos. 

Sim, aquela infraestrutura que parece secundária, quando bem gerenciada, pode liberar o setor para inovar, reduzir custos e ainda contribuir com metas de sustentabilidade. E é aí que entra o outsourcing de impressão — ou, em bom português, a terceirização desse serviço. 

Por que pensar na impressão como um ativo estratégico? 

Os departamentos de TI frequentemente enfrentam desafios relacionados à impressão de documentos já que, apesar de parecer uma atividade secundária, a gestão inadequada desse processo pode gerar custos elevados e retrabalho, impactando diretamente os resultados financeiros e operacionais. 

Um estudo da Gartner aponta que os custos associados à impressão chegam a representar de 1% até 3% do orçamento da maioria das empresas. Além disso, a falta de controle no uso de impressoras e insumos pode levar ao desperdício significativo de papel, energia e toner, além de tornar o setor de TI responsável por resolver problemas técnicos recorrentes, desviando o foco de atividades mais estratégicas. 

A percepção da área como um “centro de custos” ainda pode ser agravada se o setor for sobrecarregado com tarefas administrativas, como a gestão de impressoras, que reduz a capacidade da equipe de se concentrar em projetos inovadores e no suporte direto ao core business. 

Benefícios do outsourcing de impressão de documentos 

Ao terceirizar o serviço de impressão, sua empresa passa a contar com uma gestão inteligente, feita por especialistas que conhecem o assunto profundamente.  

O resultado? Mais eficiência, menos desperdício e uma TI mais livre para inovar. Confira: 

1. Redução de custos operacionais

No outsourcing, a empresa elimina gastos com compra de equipamentos, insumos e manutenção. Além disso, o fornecedor especializado realiza análises detalhadas para identificar formas de reduzir o consumo de materiais, como papel e toner. Esses ajustes podem gerar economias significativas ao longo do tempo. 

2. Atualização tecnológica constante

Empresas que contratam outsourcing de impressão têm acesso a equipamentos de última geração, sem a necessidade de realizar grandes investimentos. O fornecedor garante que as impressoras estejam atualizadas e configuradas de acordo com as necessidades específicas do cliente. 

3. Escalabilidade e flexibilidade

Nesse modelo de negócio, o contrato ainda pode ser ajustado para acompanhar mudanças na demanda. Isso é especialmente importante para empresas que enfrentam sazonalidades, permitindo um controle mais eficiente do orçamento. 

4. Foco no core business

Ao delegar a gestão de impressão a um fornecedor externo, a equipe de TI pode se concentrar em atividades estratégicas, como segurança da informação, implementação de novas tecnologias e suporte ao crescimento da empresa. 

5. Suporte especializado

Com atendimento rápido e eficaz, problemas técnicos são resolvidos rapidamente por uma equipe especializada, reduzindo o tempo de inatividade e aumentando a produtividade. 

Como a terceirização do parque de impressão traz impactos positivos para a TI? 

Todos os ganhos proporcionados pelo outsourcing de impressão fortalecem o papel estratégico da TI, que passa a tratar essa operação como um processo bem gerenciado e alinhado aos objetivos do negócio. 

Com a modernização do parque de impressão, também é possível automatizar tarefas repetitivas e adotar funcionalidades avançadas — como impressão segura e gerenciamento remoto — que aumentam a produtividade e reduzem gargalos operacionais. 

Com a redução de custos e o aumento da eficiência operacional, consequentemente o setor de tecnologia da informação passa a contribuir para metas corporativas mais amplas, como sustentabilidade. 

Hoje, reduzir o impacto ambiental deixou de ser uma escolha e virou parte da estratégia das empresas bem-sucedidas e, a depender do fornecedor contratado, essa meta fica mais próxima, uma vez que é possível ter acesso a tecnologias que: 

Consomem menos energia: há equipamentos que combinam alta performance com menor consumo de recursos, como as impressoras a laser HP, que garantem até 35%* de economia de energia no processo de impressão. 

Geram menos resíduos: O controle rigoroso do uso de papel, toner e cartuchos — aliado à digitalização de processos — ajuda a diminuir desperdícios e aumentar a vida útil dos insumos. 

Se conectam com a neutralização de carbono: algumas soluções podem incluir ações ambientais que compensam o total de CO₂ gerado durante a impressão, como o plantio de árvores com poder de sequestro de carbono. 

*Segundo estudo realizado comparando modelo similar de jato de tinta x laser da HP MFP HP LaserJet Managed E42540 series (HP) 

Casos práticos de sucesso na terceirização do parque de impressão 

Algumas empresas que implementaram o outsourcing de impressão relatam melhorias significativas em várias áreas, como é o caso da Ânima Educação, Cobasi, Dasa, Harald e muitas outras que investiram na solução e tiveram como melhorias: 

• Redução de custos: uma grande empresa de serviços financeiros conseguiu reduzir seus custos de impressão de documentos em 30% ao terceirizar o gerenciamento de seus equipamentos de impressão; 

• Sustentabilidade: uma indústria do setor automotivo diminuiu em 40% o consumo de papel e toner após implementar políticas de impressão segura fornecidas pelo parceiro de outsourcing; 

• Eficiência operacional: uma instituição de ensino automatizou seus processos de impressão e digitalização, eliminando gargalos na gestão de documentos e melhorando o atendimento aos alunos. 

Em suma, investir na terceirização é mais do que uma estratégia para cortar custos. Trata-se de uma decisão que transforma a impressão de documentos em uma área gerenciada de forma estratégica, alavancando os resultados da TI e da empresa como um todo. 

O outsourcing combina a flexibilidade e a expertise necessária para lidar com um aspecto muitas vezes negligenciado, mas que tem grande impacto nos custos e na eficiência corporativa. Portanto, é hora de enxergar a impressão como uma aliada no fortalecimento da área de TI e no alcance dos objetivos de negócios. 

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