TI: como escolher um bom serviço de outsourcing de impressão?

Dentre os muitos desafios de um gestor de TI está o de encontrar os fornecedores certos para atividades importantes na empresa, incluindo o outsourcing de impressão. Confira algumas dicas que podem ajudar nesta hora.

Empresas com alta demanda de impressão podem sofrer prejuízos financeiros e de perda de dados caso não tenham uma boa gestão de documentos. Por esse motivo, cada vez mais se ouve falar em outsourcing de impressão, que nada mais é do que a terceirização de todo o processo de impressão e digitalização de uma empresa.

Escolhendo o fornecedor ideal

Um gestor do setor de TI de uma empresa tem a tarefa de manter tudo funcionando com o mínimo de prejuízos possível. Por isso, é preciso que esse profissional saiba avaliar um fornecedor de outsourcing de impressão que tenha um bom serviço para oferecer à empresa. Com a disseminação desse conceito, aumentou também a quantidade de empresas fornecedoras de outsourcing, o que consequentemente pode dificultar a escolha de qual contratar. Para facilitar o processo de contratação de um bom serviço, selecionamos neste artigo alguns pontos a serem considerados ao avaliar um fornecedor de outsourcing de impressão.

• Entender o negócio da empresa: uma das dificuldades de um gestor é alinhar o setor de TI com o negócio da empresa. É preciso entender os objetivos e expectativas da empresa para contratar um serviço de outsourcing de impressão que atenda bem as necessidades que surgem na hora de criar um parque de impressão adequado. Uma forma de fazer isso é negociando todos os serviços e expectativas da empresa com o fornecedor de Outsourcing de Impressão.
• Workflow: outro ponto importante que o gestor de TI deve se atentar é a gestão de documentos. É responsabilidade deste profissional a segurança dos dados da empresa, por isso é preciso avaliar se o fornecedor faz um monitoramento dos arquivos e, se for o caso, a sua impressão. Esse monitoramento é importante para que não haja perda de dados ou demora para a localização de um arquivo. Um bom serviço de gestão de documentos garante que o fluxo de trabalho da empresa se mantenha sempre estável e que haja sempre fácil acesso aos dados.
• SLA: estamos sempre falando da SLA (ou Service Level Agreement – acordo de nível de serviço em inglês) exatamente por sua importância em manter ambas as partes da parceria cientes de seus deveres e direitos. Todo bom gestor de TI sabe que uma SLA bem elaborada engloba todas as necessidades da empresa contratante e os serviços que o fornecedor tem a oferecer para saná-las. Sem este documento não é possível, inclusive, avaliar os níveis de serviço prestados pelo fornecedor de outsourcing de impressão. Falamos mais sobre isso neste artigo.
• Equipamentos e tecnologia: o ramo de impressão lida com tecnologia, por isso, para que o gestor de TI consiga avaliar o bom serviço de um fornecedor, é preciso saber se há uma constante atualização de equipamentos. Novos recursos como impressoras multifuncionais, impressoras com wifi, entre outras, surgem com muita rapidez. O fornecedor de outsourcing de impressão precisa acompanhar essas novidades para sempre oferecer novas soluções e facilidades que atendam melhor o contratante.

Flexibilidade: escolha um fornecedor que se adeque ao seu TI

Além de tudo o que foi dito acima, o ideal é que o gestor de TI escolha um fornecedor de outsourcing de impressão flexível, que entenda seu negócio e procure soluções que se adequem à empresa. Cada negócio tem uma atividade, porte, quantidade de funcionários e demanda de impressão diferentes, por isso é preciso que o fornecedor saiba quais equipamentos e soluções atenderão melhor o perfil da sua empresa. Além disso, com o tempo podem surgir novas demandas e o fornecedor precisa estar atento a isso também. É por esse motivo que a Simpress oferece um planejamento construído a partir das características únicas de cada um de seus clientes, além de estar sempre buscando novas tecnologias que cubram possíveis necessidades futuras.