Como funcionam os serviços de outsourcing de impressão

Entenda como os serviços de outsourcing de impressão funcionam na redução de custos e otimização dos processos de impressão para sua empresa.

Apesar do aumento da quantidade de empresas que têm procurado soluções tecnológicas terceirizadas, como o outsourcing de impressão, para diminuir custos e otimizar processos, há ainda algumas dúvidas em relação ao funcionamento dos serviços de outsourcing de impressão.

A importância dos serviços de outsourcing de impressão

O outsourcing de impressão tem como principal finalidade permitir a rentabilidade e a concentração nos principais investimentos de produção da sua empresa.

Você sabia que, de acordo com pesquisa realizada pela Gartner, 70% das empresas não sabem quanto gastam com impressões – e esse desconhecimento se dá justamente pela falta de um gerenciamento adequado?

É aí que encontramos a importância dos serviços de outsourcing de impressão:

Reduzir os custos gerais de suporte e dos processos da administração e de logística com impressão para sua empresa.

O papel dos fornecedores de serviços de outsourcing de impressão será avaliar todo o processo de cópias e impressão da sua empresa e apresentar soluções para melhorar a qualidade e reduzir os custos relacionados a este setor. Vejamos como isso pode ser feito na prática a seguir.

Etapas dos serviços de outsourcing de impressão

Para que os serviços de outsourcing de impressão sejam bem implementados, é importante que haja um planejamento prévio, que normalmente é dividido em algumas etapas:

Análise do Parque de Impressão

Na primeira etapa do projeto é feito um levantamento dos hardwares atuais ou ideais para o cliente. Também é verificado o volume e número de usuários de seu parque de impressões, assim como soluções que podem vir a ser úteis para otimizar seu fluxo.

Elaboração e apresentação do fluxo de impressão

Na segunda etapa é definido e apresentado o parque de equipamentos, assim como os softwares necessários que irão equipar o fluxo de impressão do cliente de acordo com suas necessidades anteriormente definidas.

Projeto de Implantação dos Hardwares

As equipes técnica, logística e de TI iniciam o planejamento do projeto de envio, instalação e configuração dos hardwares e softwares, assim como o projeto de manutenção do contrato.

Implantação e Configuração dos Hardwares

Após o projeto de implantação ser aprovado, inicia-se a instalação e configuração dos hardwares e softwares do projeto.

Treinamento dos Usuários

Antes de iniciar as operações do fluxo de impressão, os usuários são treinados e reeducados a utilizar os novos hardwares e softwares, minimizando custos para o cliente e danos aos equipamentos.

Monitoramento

Durante o período de vigência do contrato dos serviços de outsourcing de impressão é feita a gestão de chamados, que permite que as equipes resolvam de forma rápida e eficaz os problemas no fluxo de impressão do cliente, sendo subdivididas em dois processos de atendimentos:

• Suporte e Atendimento remoto (Helpdesk)
• Atendimento técnico presencial (On-site)

Índice de Satisfação do cliente

A última etapa dentro da gestão do projeto, é o índice de satisfação que será administrado pelo gestor da conta, no qual, de acordo com os resultados demonstrados serão definidas as ações a serem tomadas, como por exemplo:

• Novos treinamentos e conscientização com os usuários;
• Manutenções preventivas;
• Ajuste nos prazos de disparo de suprimentos;
• Novas políticas de impressão;
• Entre outras.

Agora que você já sabe como funcionam os serviços de outsourcing de impressão, que tal entender como a Simpress pode simplificar o dia a dia da sua empresa com as soluções de Outsourcing de Impressoras e Multifuncionais!