Simpress e Carvalho Hosken: uma parceria de controle e otimização de custos

A busca por custos reduzidos é atualmente comum nas empresas de todos os setores, assim como a busca por uma melhoria constante em eficiência operacional e modernização de processos. Infelizmente, estes objetivos são frequentemente conflitantes entre si, o que leva muitas empresas a optar forçadamente entre economizar ou melhorar seu desempenho operacional interno. Seria possível obter ambos? A Carvalho Hosken provou que sim.

Identificando falhas em seu processo de reprodução e gestão de documentos, esta empresa especializada em desenvolvimento urbano e comercialização de imóveis recorreu à Simpress e nossos especialistas para obter soluções que trouxessem ao mesmo tempo otimização das despesas e melhorias no controle de todo o processo de escaneamento, guarda e impressão de documentos.

Logo de início foi identificado que muitas impressões eram esquecidas nas bandejas, o que indicava um desperdício de impressões e papel, além de provável redução de eficiência operacional. Também foi notado o fato de que muitos documentos eram perdidos, sendo levados por engano no meio de outras impressões, já que vários usuários enviavam seus arquivos para as mesmas máquinas, o que também contribuía para aumento de custos e perda de eficácia.

Para solucionar estas questões, sugerimos a instalação de 16 equipamentos de média produção, ideais para sustentar o volume requerido pela Carvalho Hosken tanto em P&B quanto em cores, e que traziam diversas tecnologias embarcadas. Uma delas é o chamado recurso “siga-me”, em que cada funcionário recebeu uma identificação com dispositivo NFC (Near Field Communication), que permite que qualquer impressão possa ser retirada de qualquer impressora mediante liberação do usuário por meio de seu crachá. Isso reduziu a perda de documentos por recolhimento indevido para praticamente zero, além de ter trazido mais agilidade para a atividade.

Outro recurso importante foi o do scanner de passada única, que fazia o escaneamento das duas faces de um documento com apenas uma passada, o que dobrou a velocidade desta atividade. Outra ferramenta que permitiu à empresa melhorar sua gestão de documentos foi a capacidade de transformar arquivos em PDF direto na multifuncional, trazendo ainda possibilidade de compactação de arquivo direto no equipamento; isso resultou em grande agilidade na criação de documentos armazenados e permitiu redução de cada arquivo em até 8 vezes seu tamanho original.

Mais do que equipamentos, serviços de alto nível

As vantagens oferecidas por nós da Simpress foram além de trazer máquinas de última geração e recursos embarcados que permitiram reduzir custos de impressão. Como uma empresa realmente especializada em outsourcing de impressão e serviços relacionados, conseguimos trazer melhorias na gestão de suprimentos e manutenção. Por meio de seu sistema de gerenciamento de demandas, nós da Simpress conseguimos aprovisionar insumos na medida em que são consumidos, reduzindo compras desnecessárias, minimizando o estoque e evitando que as máquinas fiquem inoperantes.

Similarmente, seu programa de manutenção preventiva garante operação continuada e mínimos períodos sem atividade, o que aumenta a produtividade do negócio de uma forma geral e evita custos com reparos imprevistos.

Deixe a Simpress trazer as melhores soluções de outsourcing para sua empresa, com redução de custos de impressão, melhor gestão de documentos e mais controle operacional. Fale com nossos especialistas e conte com o que há de melhor em gestão e reprodução de documentos.