Outsourcing de impressão: como calcular o custo de impressão por página

Você sabe exatamente quanto sua empresa está gastando com o custo de impressão por página?

Dados do Gartner divulgados pelo Marco, mostrou que 90% das companhias de todos os tamanhos nem sabem quanto suas impressoras estão realmente custando a cada mês. Mas essa falta de conhecimento pode fazer com que a despesa represente uma grande parcela do orçamento do seu negócio.

A boa notícia é que há uma solução para esse cenário. Atualmente, uma abordagem comum é a contratação de serviços de terceirização dos processos de impressão através de outsourcing. No entanto, é fundamental avaliar o custo de impressão por página ao fechar um contrato desse tipo.

Não sabe como fazer esse cálculo? Então continue a leitura e descubra conosco.

Outsourcing de impressão: como calcular o custo de impressão por página

O custo de impressão por página pode variar de acordo com cada fornecedor, mas normalmente ele é formado por três variáveis principais: consumíveis, peças e mão de obra. Veja só:

Consumíveis

Os consumíveis são os insumos utilizados pelos equipamentos de impressão. Isso inclui toners, papéis, chips, cilindros, reveladores, cartuchos, entre outros. O tipo e a qualidade dos consumíveis podem variar significativamente, impactando diretamente no custo final por página.

Peças

As peças referem-se aos componentes que fazem parte do equipamento de impressão. A vida útil dessas peças e a frequência com que precisam ser substituídas são fatores críticos na determinação do custo de impressão por página.

Mão de obra

O atendimento técnico de manutenção para as impressoras pode ser volante ou residente, e cada tipo de suporte possui características distintas que interferem no valor final:

Volante

Quando o cliente abre um chamado, é acionado o técnico que atende aquela região. Esse técnico vai até a empresa para realizar a manutenção necessária. Técnicos volantes atendem diversas empresas dentro de uma determinada localidade, o que pode otimizar os custos operacionais, mas resultar em tempos de resposta variáveis dependendo da demanda.

Residente

O técnico residente fica alocado dentro da empresa, disponível para atender sempre que necessário. Esse modelo oferece um tempo de resposta mais rápido e um serviço mais personalizado.

Como calcular o custo de impressão por página no outsourcing?

Vamos ao ponto central: então como exatamente é calculado o custo de impressão por página? Bem, normalmente, outras empresas do mercado fazem esse cálculo olhando apenas para o valor do toner, e todo resto é embutido no aluguel.

Já na Simpress, a taxa fixa é referente somente ao valor do aluguel das impressoras. Toda parte de manutenção, mão de obra, peças e demais consumíveis fazem parte do cálculo do custo por página. Basicamente, esse valor é calculado da seguinte maneira:

1. Calculamos o valor de cada peça e consumível;
2. Depois dividimos cada valor pela sua vida útil;
3. No caso da mão de obra, o cálculo é feito da mesma maneira: a área de serviços transforma o “valor” de cada técnico, considerando salário, encargos sociais e administrativos, treinamento, uniforme e divide pelo número de chamados realizados na região que ele atende (considerando também o número de equipamentos atendidos e páginas impressas por mês por estes equipamentos);
4. Todos esses fatores são levados em consideração para formar o custo por página aqui na Simpress.

Benefícios de saber o custo por página no Outsourcing de Impressão

Compreender e calcular o custo de impressão por página traz diversos benefícios para a gestão de sua empresa. Além de ter clareza sobre os valores e evitar surpresas no orçamento, também é possível reduzir o número de impressões e utilizar recursos de forma mais eficiente.

Em outras palavras, sabendo como fazer esse cálculo você poderá:

• Evitar a impressão desnecessária de documentos que poderiam ficar facilmente no ambiente virtual;
• Usar frente e verso de uma folha;
• Usar toners e peças originais do fabricante em caso de manutenção;
• Não imprimir documentos coloridos – a não ser que seja necessário;
• Utilizar o modo econômico para impressão.

SimPrinter: economia e alta eficiência para suas impressões

Oferecendo uma rotina operacional mais estratégica e sustentável para as empresas, a Simpress vem atendendo as principais necessidades corporativas com o modelo de outsourcing há mais de duas décadas.

Sendo uma empresa do grupo HP, conseguimos disponibilizar equipamentos de impressão de alta qualidade, para garantir a segurança de dados do seu negócio, bem como um dia a dia profissional mais ágil e produtivo, além do acesso de relatórios completos a gerentes e gestores. Afinal, além de não precisar fazer grandes investimentos iniciais com a aquisição de equipamentos, nossos serviços de outsourcing de impressoras e multifuncionais abrangem desde a cópia de documentos, digitalização de arquivos, suporte, manutenção e muito mais.

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