Todos os dias, as corporações geram centenas de milhares de dados sensíveis. Informações sobre leads, relatórios confidenciais, análises, insights. Tudo isso é produzido no dia a dia das empresas e, inclusive, utilizado para guiar os próximos passos.
Na verdade, dados da BARC research mostraram que quase 50% dos entrevistados já acreditam que os dados disponíveis nas suas organizações são usados para a tomada de decisões. No entanto, essas informações, tão essenciais para a condução de uma série de processos, podem se tornar um problema no momento do seu descarte incorreto.
Um outro estudo da IDG, realizado com 200 líderes de TI, revelou que as principais preocupações dessas lideranças estão concentradas nos dados. Esses gestores temem pela perda ou roubo de informações de clientes e patrocinadores, pelo desvio de propriedade intelectual e pelos danos à reputação de suas organizações.
Saber eliminar as informações sensíveis de forma adequada é importante para a segurança de dados e, consequentemente, um dever para todas as companhias. Igualmente por essa razão que a sanitização de dados tem sido tão relevante. Ao adotar esse cuidado, as corporações não só ficam protegidas de ciberataques, como se mantêm em conformidade com as leis regulatórias, como a LGPD.
No artigo de hoje, falaremos sobre a importância da sanitização de dados, como conduzi-la de forma responsável, segura e assertiva, e qual a relação dessa prática com as principais legislações em vigor.
Sanitização de dados: entendendo sua importância e relação com as principais legislações
Chamamos de sanitização de dados o processo meticuloso de remover informações que não serão mais utilizadas. Essa exclusão deve ser feita respeitando alguns critérios, que priorizem a segurança e garantam que as informações deletadas não possam ser recuperadas por hackers maliciosos.
Quando falamos de sanitização de dados, é importante ressaltar: a exclusão segura dessas informações é responsabilidade das empresas e deve ser conduzida em conformidade com a Lei Geral da Proteção de Dados que, desde 2020, reúne diretrizes específicas para a área da segurança de dados e para a exclusão dos mesmos de forma plena e assertiva.
De acordo com o artigo 5º da LGPD, a sanitização precisa ser feita de maneira rigorosa. Esse processo é considerado parte do tratamento de dados, e pode ser realizado tanto por meios virtuais como físicos, em arquivos, documentos, impressoras, celulares, cartão de memória, entre outros.
Nos casos dos meios físicos, é fundamental esclarecer que eles não competem somente à LGPD, . De forma resumida, essa diretriz determina uma série de processos para o descarte responsável do lixo físico, como por exemplo, equipamentos eletroeletrônicos e seus componentes, que segundo as normas devem ser descartados em pontos de recebimento específicos, onde receberão um rumo final ambientalmente adequado.
Como garantir uma sanitização de dados assertiva
Embora as questões legais sejam pontos importantes para que a sanitização de dados seja realmente eficaz, é necessário que as empresas também se atentem a outros requisitos processuais que vão aprimorar a qualidade da prática e, acima de tudo, garantir que nenhuma informação confidencial da própria companhia, dos seus colaboradores ou de seus parceiros caiam em mãos erradas.
Na verdade, aqui estamos falando de 5 pontos consideráveis para combinar segurança e descarte eficientes, sendo eles:
1. Optar pelo melhor método de higienização
Toda vez que pensamos em sanitização de dados, há dois métodos a considerar: o manual e o automático.
No processo manual, um analista se responsabiliza por essa ação e estuda cada informação disponível, decidindo qual vale a pena manter, qual precisa atualizar e qual deve ser deletada. É um processo demorado, que exige uma análise criteriosa, mas que é de extremo valor quando se trata de informações de propriedade intelectual, afinal, se tratam de ativos de valor, mesmo que sejam intangíveis.
Já no método automático, a empresa pode implementar um software que execute a eliminação de dados. Assim, de tempos em tempos, o programa providenciará a limpeza de grandes volumes no modo automático, conforme as configurações estabelecidas pela companhia. É uma opção interessante para excluir dados duplicados e evitar confusão nas interpretações, por exemplo.
2. Limpeza do banco de dados
Depois de escolher o melhor método de sanitização de dados, é chegada a hora de executar a limpeza. Nesse momento, o ideal é selecionar um provedor ou alguém do staff que conheça data science e os ciclos produtivos para cuidar da eliminação de dados.
A tarefa é clara: deletar as informações incorretas das listas e aproveitar para atualizar os dados defasados. Dessa forma, no futuro, a empresa enfrentará menos problemas para estabelecer contatos. Também assegurará que suas informações estejam em conformidade com a realidade, tanto na parte produtiva quanto na parte mercadológica.
3. Otimização de listas de contatos
Uma outra estratégia interessante é aproveitar o processo de sanitização de dados para aprimorar as listas de contato, por exemplo, adicionando informações aos prospects, como dados geográficos, faixa-etária, gênero, nível de envolvimento, redes sociais, e-mail e comportamento. Esses “adicionais” podem estreitar relacionamentos e ainda simplificar sanitizações futuras, já que se, de fato, um contato não demonstrar interesse no que a empresa oferece, não há mais necessidade de dedicar esforços à ele e nem de mantê-lo na base.
4. Realizar a limpeza com periodicidade
Um outro requisito fundamental para que a prática realmente funcione é determinar uma periodicidade para a eliminação de dados, bem como executar limpezas diárias, semanais, mensais ou anuais, respeitando sempre o volume de dados gerados, a capacidade de armazenamento disponível e até as constantes mudanças na vida corporativa.
5. Armazenar dados em locais seguros
Após realizar a sanitização, o passo final é proteger as informações atualizadas que restarem em locais devidamente seguros. Não custa lembrar: acessos não-autorizados, ransomwares e sequestros informativos estão cada vez mais presentes na rotina das empresas, mas podem ser evitados com uma armazenagem confiável.
Para manter a segurança e garantir que todas as informações sensíveis permaneçam protegidas, uma tática é apostar na armazenagem de dados na nuvem, uma vez que já existem recursos embarcados para evitar invasões.
Como um parceiro de outsourcing pode auxiliar na eficiência da sanitização de dados?
Implementar todas as medidas de proteção apresentadas até aqui não só fortalece a integridade dos dados, mas também promove a confiança e a conformidade com as regulamentações vigentes. No entanto, existe um complemento que pode elevar ainda mais a qualidade da sanitização de dados: o outsourcing de equipamentos de TI.
Essa opção se destaca como uma solução eficiente e confiável justamente porque, ao optar pelo outsourcing, as empresas podem se beneficiar de uma expertise especializada, garantindo que todos os aspectos da segurança da informação sejam cuidadosamente gerenciados.
Aqui na Simpress, por exemplo, asseguramos a tranquilidade dos nossos clientes através da sanitização rigorosa de todos os equipamentos que passam por nosso processo. Esse cuidado meticuloso elimina qualquer risco de vazamento de informações sigilosas, proporcionando uma camada adicional de proteção. Assim, eles podem focar em suas atividades principais, cientes de que a segurança dos seus dados está em boas mãos.
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