Como reduzir os custos com a terceirização de impressoras

Entenda como diminuir as despesas com os processos de impressão da sua empresa através da terceirização de impressoras.

Em tempos de recessão e crise econômica, cortar o máximo de custos possíveis passou a ser um dos principais objetivos da maioria das empresas. Uma das áreas que chamou atenção com os altos gastos foi a de impressão, cujo desperdício tem impactado significativamente no orçamento do negócio. Felizmente, é possível obter uma redução desses custos e, assim, otimizar a rotina operacional com a terceirização de impressoras.

Não à toa que o relatório da Transparency Market Research prevê que a prática de terceirização de impressoras deve continuar a crescer 15% ao ano, em sete anos (até 2024).

Porém, existem alguns pontos importantes a serem observados para que sua empresa consiga uma redução de custos efetiva com o Outsourcing de Impressão.

Os maus hábitos nos processos de impressão

Segundo pesquisas do IDC e Gartner, as despesas relacionadas à impressão somam 3% da receita anual de uma empresa e a falta de consciência dos usuários têm sido uma das principais causas desse alto custo.

Você sabia que, em média, um colaborador imprime cerca de 34 páginas por dia, mas 17% destas não são utilizadas? Isso significa que quase dois terços dos documentos impressos em um turno de trabalho são desperdiçados. Com isso, surgem impactos negativos como:

O desperdício de insumos

Se não há um direcionamento explícito sobre a forma correta de utilização das impressoras em uma empresa, os colaboradores acabam imprimindo documentos com tinta colorida e sem a opção “modo econômico”, por exemplo, mesmo que não haja a necessidade para isso. Com o tempo, esse tipo de atitude acaba gerando o desperdício dos consumíveis, principalmente do toner, que precisa ser trocado com maior frequência.

O consumo exagerado de papel

Quando não há controle de quantas impressões cada funcionário faz, gastar mais do que o necessário se torna algo cotidiano, já que, muitas vezes, esses usam as instalações da empresa para fazer impressões pessoais, o que aumenta consideravelmente a utilização de papel.

Como a terceirização de impressoras pode reduzir seus custos de impressão

Para que você possa entender como reduzir efetivamente os custos com impressão através da terceirização de impressoras, confira as dicas a seguir:

Faça uma análise detalhada dos serviços de impressão utilizados por sua empresa

Se você não faz ideia da demanda real dos serviços de impressão utilizados pela sua empresa, essa etapa pode ser decisiva para a redução dos seus custos!

Faça um levantamento do volume de impressões realizadas, consumo de insumos, o custo de aquisição e o tempo de depreciação de cada equipamento. Com essas informações, analise se a demanda de sua empresa está realmente adequada ao número de equipamentos e insumos nos estoques. Se sua demanda for menor, você pode ter encontrado o motivo de seus custos estarem altos.

Sempre negocie uma margem de segurança em seu contrato para os momentos de picos de demanda

Ao optar pela terceirização de impressoras é comum que os clientes fechem contratos nos quais o nível de serviço entregue pelo contratado seja exatamente o que a empresa precisa para realizar suas atividades. Por mais que isso pareça uma forma de economizar recursos, o tiro pode sair pela culatra.

Se por ventura sua empresa precisar absorver uma grande demanda de trabalho inesperada, que supere a capacidade dos equipamentos instalados pela empresa de Outsourcing de Impressão, e o seu contrato prevê apenas a utilização das máquinas já instaladas, será necessário que você contrate máquinas extras, com um custo maior do que o que você já tem em contrato.

Opte por equipamentos que tenham integração de sistemas

Contar com uma grande variedade de equipamentos de cópia e impressão pode fazer com que os custos com manutenção e suprimentos sejam muito elevados. Ao invés disso, a dica é escolher equipamentos que possuam integração de sistemas. O que, além de reduzir custos, pode representar um ganho de produtividade muito interessante para o seu negócio.

Aposte na bilhetagem de impressão

Através de um software de gerenciamento de impressões, você pode analisar os relatórios e identificar pontos de melhoria em seus processos e assim providenciar os ajustes necessários para otimizar cada vez mais os serviços de impressão terceirizada.

Priorize impressoras multifuncionais

Antigamente existia um tipo de equipamento para realizar cada processo, mas, atualmente é possível executar várias tarefas através de uma única máquina.

Por isso, o ideal é optar sempre por impressoras multifuncionais, que integram várias funções em um único equipamento, como por exemplo digitalização de documentos, impressões e cópias, envio de informações etc., oferecendo um melhor custo-benefício para o seu negócio.

Dando preferência para os equipamentos multifuncionais na hora de fechar contrato de terceirização de impressoras, é possível diminuir o número de equipamentos contratados, fazendo com que o valor final do contrato seja menor.

Promova a conscientização de seus funcionários

Por fim, de nada adianta você optar pela terceirização de impressoras se as pessoas que utilizam esses serviços não o fizerem de maneira consciente.

É primordial mostrar todos os impactos do mau uso dos recursos de impressão no negócio, este é o primeiro passo para conseguir uma redução real de custos após a terceirização do processo.

Agora que você já sabe como reduzir os custos com a terceirização de impressoras, que tal entender como a Simpress pode simplificar o dia a dia da sua empresa com as soluções de Outsourcing de Impressoras e Multifuncionais!