Entenda como diminuir as despesas com os processos de impressão da sua empresa através da terceirização de impressoras.
Em tempos de recessão e crise econômica, cortar o máximo de custos possíveis passou a ser um dos principais objetivos da maioria das empresas. Uma das áreas que chamou atenção com os altos gastos foi a de impressão, cujo desperdício tem impactado significativamente no orçamento do negócio. Felizmente, é possível obter uma redução desses custos e, assim, otimizar a rotina operacional com a terceirização de impressoras.
Não à toa que o relatório da Transparency Market Research prevê que a prática de terceirização de impressoras deve continuar a crescer 15% ao ano, em sete anos (até 2024).
Porém, existem alguns pontos importantes a serem observados para que sua empresa consiga uma redução de custos efetiva com o Outsourcing de Impressão.
Segundo pesquisas do IDC e Gartner, as despesas relacionadas à impressão somam 3% da receita anual de uma empresa e a falta de consciência dos usuários têm sido uma das principais causas desse alto custo.
Você sabia que, em média, um colaborador imprime cerca de 34 páginas por dia, mas 17% destas não são utilizadas? Isso significa que quase dois terços dos documentos impressos em um turno de trabalho são desperdiçados. Com isso, surgem impactos negativos como:
Se não há um direcionamento explícito sobre a forma correta de utilização das impressoras em uma empresa, os colaboradores acabam imprimindo documentos com tinta colorida e sem a opção “modo econômico”, por exemplo, mesmo que não haja a necessidade para isso. Com o tempo, esse tipo de atitude acaba gerando o desperdício dos consumíveis, principalmente do toner, que precisa ser trocado com maior frequência.
Quando não há controle de quantas impressões cada funcionário faz, gastar mais do que o necessário se torna algo cotidiano, já que, muitas vezes, esses usam as instalações da empresa para fazer impressões pessoais, o que aumenta consideravelmente a utilização de papel.
Para que você possa entender como reduzir efetivamente os custos com impressão através da terceirização de impressoras, confira as dicas a seguir:
Se você não faz ideia da demanda real dos serviços de impressão utilizados pela sua empresa, essa etapa pode ser decisiva para a redução dos seus custos!
Faça um levantamento do volume de impressões realizadas, consumo de insumos, o custo de aquisição e o tempo de depreciação de cada equipamento. Com essas informações, analise se a demanda de sua empresa está realmente adequada ao número de equipamentos e insumos nos estoques. Se sua demanda for menor, você pode ter encontrado o motivo de seus custos estarem altos.
Ao optar pela terceirização de impressoras é comum que os clientes fechem contratos nos quais o nível de serviço entregue pelo contratado seja exatamente o que a empresa precisa para realizar suas atividades. Por mais que isso pareça uma forma de economizar recursos, o tiro pode sair pela culatra.
Se por ventura sua empresa precisar absorver uma grande demanda de trabalho inesperada, que supere a capacidade dos equipamentos instalados pela empresa de Outsourcing de Impressão, e o seu contrato prevê apenas a utilização das máquinas já instaladas, será necessário que você contrate máquinas extras, com um custo maior do que o que você já tem em contrato.
Contar com uma grande variedade de equipamentos de cópia e impressão pode fazer com que os custos com manutenção e suprimentos sejam muito elevados. Ao invés disso, a dica é escolher equipamentos que possuam integração de sistemas. O que, além de reduzir custos, pode representar um ganho de produtividade muito interessante para o seu negócio.
Através de um software de gerenciamento de impressões, você pode analisar os relatórios e identificar pontos de melhoria em seus processos e assim providenciar os ajustes necessários para otimizar cada vez mais os serviços de impressão terceirizada.
Antigamente existia um tipo de equipamento para realizar cada processo, mas, atualmente é possível executar várias tarefas através de uma única máquina.
Por isso, o ideal é optar sempre por impressoras multifuncionais, que integram várias funções em um único equipamento, como por exemplo digitalização de documentos, impressões e cópias, envio de informações etc., oferecendo um melhor custo-benefício para o seu negócio.
Dando preferência para os equipamentos multifuncionais na hora de fechar contrato de terceirização de impressoras, é possível diminuir o número de equipamentos contratados, fazendo com que o valor final do contrato seja menor.
Por fim, de nada adianta você optar pela terceirização de impressoras se as pessoas que utilizam esses serviços não o fizerem de maneira consciente.
É primordial mostrar todos os impactos do mau uso dos recursos de impressão no negócio, este é o primeiro passo para conseguir uma redução real de custos após a terceirização do processo.
Agora que você já sabe como reduzir os custos com a terceirização de impressoras, que tal entender como a Simpress pode simplificar o dia a dia da sua empresa com as soluções de Outsourcing de Impressoras e Multifuncionais!
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