Entender de forma abrangente e eficaz o Custo Total de Propriedade (TCO) se tornou essencial para o sucesso e a competitividade das organizações que querem prosperar de forma estratégica. E quando falamos em calcular os investimentos para manter os ativos, isso também envolve a área de TI.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o que é TCO em seu conceito e sua importância para as empresas hoje em dia. Além disso, apresentaremos as despesas envolvidas na retenção de um ativo para os profissionais de TI que buscam maximizar a eficiência operacional, reduzir custos e obter o máximo retorno sobre o investimento em infraestrutura tecnológica. Continue lendo!
O que é TCO (Custo Total de Propriedade)?
Do inglês Total Cost of Ownership (TCO), o Custo Total de Propriedade é um importante indicador de desempenho que serve para avaliar o impacto financeiro da aquisição, implementação e manutenção de um ativo, sistema ou produto na empresa.
Ou seja, é um cálculo feito para analisar todos os custos para ter e manter hardwares, softwares ou qualquer outro bem de um negócio.
Esse conceito foi desenvolvido pela Gartner Group, uma das maiores empresas de consultoria e pesquisa em TI do mundo. Por volta dos anos 80, com o crescimento do uso de computadores, as empresas perceberam a necessidade de determinar os custos não apenas de adquirir esses equipamentos, como também de uso, manutenção e outras despesas relacionadas.
Com o tempo, sua importância foi se tornando cada vez mais clara e o TCO é hoje uma ferramenta eficaz para as empresas.
Importância do TCO para as empresas
Por meio do Custo Total de Propriedade, a empresa é capaz de ter uma visão holística do seu parque tecnológico, avaliando todos os fatores financeiros envolvidos para mantê-lo.
Essa ferramenta auxilia os profissionais de TI, por exemplo, na tomada de decisões mais estratégicas sobre investimentos, seleção de fornecedores, desenvolvimento de soluções e muito mais.
Portanto, além de reduzir os gastos diretos e indiretos, o TCO é uma ferramenta que melhora a eficiência operacional, o desempenho da empresa, melhora a alocação de recursos financeiros e a redução de desperdícios.
Custos envolvidos para equipamentos de TI
Quando falamos na aquisição de um device para a empresa, o investimento inicial para a compra é apenas a ponta do iceberg. Por baixo, de forma oculta, estão também as despesas de instalação, manutenção e até mesmo o descarte.
Estes custos podem ser diretos, como a compra do produto ou taxas, ou indiretos, que surgem em decorrência do uso do equipamento. Para contabilizar o TCO de hardwares, é necessário levar em consideração:
Compra
A aquisição exige um alto investimento inicial que acaba mobilizando parte do capital da empresa. Além disso, conforme a necessidade da empresa aumenta, pode ser necessário adquirir mais equipamentos para atender aos novos usuários.
Transporte
Muitas vezes, essa despesa acaba sendo deixada de escanteio. Porém, o frete, seja ele feito pela própria empresa ou pelo fornecedor, é um valor que também deve ser contabilizado no Custo Total de Propriedade.
Customização e integração
Por vezes, é necessário também um setup inicial para customizar ou integrar o dispositivo aos sistemas utilizados pela empresa para garantir que o equipamento esteja funcionando perfeitamente. Isso envolve não apenas os sistemas como também a contratação ou treinamento de pessoas especializadas.
Depreciação
A depreciação das máquinas também entra na conta de TCO. Esse cálculo costuma ser mais difícil, pois a operação impacta diretamente no desgaste e perda de vida útil do equipamento, o que impacta no valor final de revenda ou descarte.
Manutenção
Há também os custos relacionados às manutenções corretivas e preventivas, essenciais para garantir a sua vida útil e disponibilidade do equipamento. Para isso, também é necessário levar em consideração a contratação de uma empresa terceira ou de um profissional.
Descarte
Outro investimento que muitas pessoas não consideram é o descarte. Isso porque o lixo eletrônico necessita de descarte adequado, feito por pessoas e/ou empresas especializadas, devido a sua composição tóxica e nociva ao meio ambiente e à saúde humana.
Como calcular o TCO dos dispositivos
Calcular o Custo Total de Propriedade na área de TI requer uma abordagem sistemática para garantir que todos os investimentos relevantes sejam considerados. Vamos detalhar as etapas envolvidas no cálculo, levando em conta os componentes discutidos anteriormente.
Identifique e quantifique os valores
Comece listando todos os elementos que compõem o TCO, como aquisição, manutenção, consumo de energia, tempo de vida útil, pessoas contratadas e demais que listamos anteriormente. Atribua a cada componente uma estimativa de investimento.
Determine o período da análise
Para realizar um Custo Total de Propriedade eficiente, é necessário também definir um período de análise. Isso pode variar de acordo com a estratégia da empresa ou tempo de vida útil estimado dos equipamentos.
Analise as despesas
Ao realizar o levantamento de todos os custos ao longo do período selecionado, será possível identificar oportunidades de melhorias e otimização dos recursos, que resultarão em redução ou realocação dos investimentos.
Compare alternativas
Ao calcular o TCO, é importante também comparar diferentes alternativas. Por exemplo, você pode comparar diferentes fornecedores ou considerar a possibilidade de alugar os equipamentos em vez de comprá-los.
Considere o outsourcing de equipamentos de TI
Com o outsourcing de equipamentos de TI, calcular o TCO é ainda mais fácil. Isso porque, em um único contrato, é possível ter visão clara de todos os equipamentos disponíveis.
Além disso, o valor único de mensalidade engloba todos os custos envolvidos na obtenção dos dispositivos, entrega, manutenção, atualização e devolução após o fim do contrato.
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