Outsourcing de impressão: economia, eficiência e sustentabilidade para sua empresa

Gerenciar um parque de impressão vai muito além de garantir que todos os equipamentos funcionem corretamente. A gestão diária de uma operação enfrenta inúmeros desafios, como gastos excessivos com recursos, impressoras desatualizadas, manutenções frequentes e até mesmo a falta de controle em relação a quem imprime e em qual volume.

É nesse contexto que o outsourcing de impressão se apresenta como uma solução para os desafios de gerenciamento de custos, eficiência operacional e sustentabilidade nas empresas. Ou seja, mais do que uma simples terceirização, ele é uma parceria estratégica que impulsiona sua operação de forma 360º.

Mas como funciona o outsourcing de impressão no dia a dia? Quais seus benefícios? Qual o impacto nas tarefas diárias? Neste conteúdo, você vai entender os principais temas que o envolvem, desde o conceito até a escolha do parceiro ideal para o seu negócio.

Navegue por tópicos:

O que é outsourcing de impressão?
Quanto custa o outsourcing de impressão?
Quais os benefícios do outsourcing de impressão?
Como o outsourcing de impressão pode colaborar para a sustentabilidade empresarial?
Quando vale a pena contratar outsourcing de impressão?
Como escolher o melhor parceiro de outsourcing?
Conte com a líder em soluções de outsourcing de impressoras e multifuncionais

 O que é outsourcing de impressão?

O outsourcing de impressão é uma forma de terceirização em que a empresa especializada assume a gestão completa do ambiente de impressão de outro negócio. ntre as demandas, estão a análise das necessidades do cliente, o fornecimento dos aparelhos certos, instalação e abastecimento de recursos (como papel, toner, etc.), manutenção antecipada e corretiva e o monitoramento de uso e performance.

Muitas vezes, ele é confundido com o simples aluguel de impressoras, a principal diferença entre o outsourcing e o aluguel de impressoras está no alcance do serviço. Enquanto o aluguel tradicional oferece somente o equipamento (em muitos casos, sem suporte técnico incluso), o outsourcing entrega uma solução completa e personalizada. Ele é programado para otimizar recursos, melhorar a produtividade e garantir uma previsão de custos, deixando sua equipe de TI livre para focar em tarefas mais estratégicas da empresa.

Quanto custa o outsourcing de impressão?

O questionamento sobre os investimentos que o outsourcing envolve é comum, mas a resposta não é única. Essa variação ocorre de acordo com a estratégia da empresa e o tipo de contratação escolhida. Para entender o custo-benefício, é essencial analisar tanto os modelos de cobrança quanto os ganhos operacionais a longo prazo.

Opções de cobrança: encontre a sua estratégia de pagamento

Para começar, vamos analisar as estratégias de pagamento. Uma empresa pode adotar diversas formas de cobrança que se adaptam às necessidades específicas de cada negócio.

• Por página impressa: você paga apenas pelas páginas que sua equipe imprime, com valores diferentes para impressões monocromáticas e coloridas. É perfeito para quem não tem consumo previsto.
• Por equipamento: a empresa paga um valor fixo mensal por cada equipamento utilizado, com ou sem limite de páginas. Essa é a forma mais indicada para quem tem um volume de impressão constante.
• Por volume estimado: o custo é baseado em uma estimativa de consumo médio mensal. Se ultrapassar o volume, o valor excedente é calculado por página.

Como calcular o custo-benefício do outsourcing de impressão?

Além do modelo de cobrança, o custo-benefício do outsourcing é analisado a partir da operação como um todo, considerando:

• Economia de materiais: a empresa contratada se responsabiliza pela compra e substituição de toners e cartuchos. Isso elimina gastos e evita desperdícios.
• Manutenção e suporte no pacote: ao invés de abrir chamados ou contratar assistência externa a cada problema diário, o contrato de outsourcing oferece suporte técnico e cobertura total de falhas.
• Ganho de produtividade: o tempo atribuído à resolução de problemas de impressão pode ser aproveitado de modo estratégico pela sua equipe de TI.
• Controle e previsão: com o uso de relatórios detalhados, é possível gerenciar o ambiente de impressão de maneira estratégica e sem surpresas na fatura.

Quais os benefícios do outsourcing de impressão?

Desde a gestão unificada até um planejamento mais estratégico, o outsourcing de impressão traz consigo uma série de vantagens. Confira quais são elas:

• Gestão e controle centralizados: a gestão centralizada torna-se mais produtiva quando a responsabilidade é transferida a um parceiro com experiência comprovada. Com sistemas de monitoramento integrados, você tem total visibilidade sobre as impressões, o que permite criar políticas de uso inteligentes e identificar melhorias.
• Suporte técnico especializado: com um contrato de outsourcing, sua equipe não precisa mais abrir chamados ou realizar manutenções pontuais. O suporte é proativo, com SLA (Service Level Agreement) bem definido e cobertura dos equipamentos.
• Reposição automatizada: o monitoramento inteligente faz com que o parceiro antecipe a necessidade de suprimentos do cliente. O abastecimento de toners e papel é feito de forma automática, evitando pausas na operação.
• Atualização tecnológica contínua: com o outsourcing, os equipamentos são atualizados conforme previsto em contrato, assegurando acesso às mais novas tecnologias, como impressoras a laser mais modernas.
• Escalabilidade e planejamento: se o seu negócio precisa aumentar o parque de impressão porque tem um novo projeto, ou diminuir por reestruturação, o outsourcing oferece a flexibilidade necessária sem causar perdas com equipamentos parados ou gastos com novos dispositivos.

Como o outsourcing de impressão pode colaborar para a sustentabilidade empresarial?

Muito além de uma tendência, a sustentabilidade se tornou um compromisso estratégico para diversos negócios. Nesse contexto, o outsourcing de impressão também se destaca por contribuir para a eficiência energética e a redução de impactos ambientais.

Com o outsourcing, a sua empresa tem acesso a equipamentos modernos, equipados com tecnologias que diminuem o consumo de energia. Um ótimo exemplo é o das impressoras a laser HP, que oferecem alta eficiência e menor consumo de energia.

Como parte do grupo HP, a Simpress também promove iniciativas de reciclagem, logística reversa de equipamentos e descarte adequado de materiais. Com isso, garante um ciclo de vida responsável para os produtos, contribuindo para as metas ESG (Ambiental, Social e Governança) da sua empresa.

Garanta que a sustentabilidade seja parte do seu negócio e calcule a sua pegada de carbono agora.

Quando vale a pena contratar outsourcing de impressão?

[Imagem] Alt text: Modernize o parque de impressão e simplifique a sua gestão.

Compreender qual é o momento certo para contratar um serviço de outsourcing é importante porque essa decisão impacta diretamente na eficiência operacional e na redução de custos da sua empresa, garantindo que você potencialize os benefícios e minimize os riscos. Veja algumas indicações de que essa solução é para você:

Como escolher o melhor parceiro de outsourcing?

A escolha do parceiro é algo fundamental para a análise, e é preciso entender se ele entregará os benefícios completos do outsourcing. É um passo crucial para garantir que as vantagens listadas no tópico anterior sejam, de fato, alcançadas. Assim, é vital avaliar alguns pontos antes de fechar o contrato. Confira o que avaliar na proposta comercial:

• Transparência: certifique se todos os itens estão inclusos e acordados no contrato (equipamentos, recursos, suporte).
• Modelo de cobrança: entenda o modelo estabelecido (por página, por equipamento, etc.) e se ele se adequa às necessidades da sua empresa.
• SLA: faça a análise do tempo de devolutiva e das condições de atendimento do suporte técnico.
• Flexibilidade: confirme se há cláusulas que permitam a expansão ou redução do contrato.

Quais os critérios técnicos mais importantes?

• Tecnologia: os dispositivos disponibilizados são modernos e possuem tecnologias que garantem eficiência e menor consumo energético?
• Suporte: qual o nível do suporte técnico? Eles oferecem canais de contato fáceis para atendimento?
• Performance: solicite indicadores que demonstrem a qualidade do serviço prestado, como o tempo médio para a resolução de problemas e a avaliação de outros clientes.

Se você já possui um fornecedor, a análise dos critérios técnicos e comerciais se torna ainda mais necessária. É a hora de fazer um diagnóstico da sua satisfação com o serviço atual para saber se a parceria realmente está gerando valor. Por isso, pergunte-se:

É nesse momento que você deve buscar um parceiro que não apenas substitua seu fornecedor atual, mas também que ofereça todas as vantagens de eficiência, economia e sustentabilidade que o outsourcing de impressão pode proporcionar.

Conte com a líder em soluções de outsourcing de impressoras e multifuncionais

Considerando todos os critérios abordados neste artigo, somos uma empresa do grupo HP, líder em soluções de outsourcing de impressão no Brasil. O nosso serviço é completo e vai muito além de alugar equipamentos. Nossos diferenciais incluem:

• Tecnologia de ponta: oferecemos impressoras e multifuncionais modernas, com modelos a laser da HP que garantem alta performance com baixo consumo de energia.
• Gestão de ponta a ponta: nos responsabilizamos por todo o ciclo de vida dos equipamentos, do fornecimento ao monitoramento, permitindo que a sua equipe de TI consiga focar em projetos estratégicos.
• Processos sustentáveis: nossas práticas sustentáveis, como a logística reversa e a reciclagem de equipamentos, ajudam sua empresa a atingir as metas ESG.

Temos exemplos reais para demonstrar o impacto dos nossos serviços de outsourcing. Nossos cases de sucesso mostram como transformamos a operação de grandes empresas:

• FIDI: a Fundação Instituto de Pesquisa e Estudo de Diagnóstico por Imagem (FIDI) precisava de maior controle sobre seus ativos e mais segurança da informação em seu parque de impressão. Com a solução da Simpress, a FIDI conquistou uma gestão completa de seus ativos, com os dados e segurança monitorados mensalmente, possibilitando que a equipe de TI foque em atividades mais estratégicas.
• Alcoa: a gigante do setor de alumínio Alcoa estava em busca de expandir as suas ações de sustentabilidade. Por meio do outsourcing, a parceria com a Simpress garantiu à empresa neutralizar as emissões de carbono de seus dispositivos, contribuindo diretamente para as metas ESG.
• Dasa: maior rede de medicina diagnóstica da América Latina, a Dasa buscava otimizar o tempo de sua equipe de TI, que destinava recursos para gerenciar o parque de impressão. A Simpress entregou uma solução completa de outsourcing de equipamentos, permitindo que o time da Dasa pudesse focar em seu core business.

Quer saber como a Simpress pode impulsionar a sua empresa com um ambiente de impressão mais funcional? Entre em contato com nossos especialistas e solicite um diagnóstico personalizado.