O que procurar em equipamentos de impressão para empresas?

Você quer a melhor plataforma multifuncional e os melhores equipamentos de impressão para empresas, mas não sabe o que procurar para encontrar a melhor solução? 

Realmente, a escolha certa pode impactar diretamente a produtividade da equipe, a segurança da informação e até os custos operacionais. E se a sua empresa está em processo de crescimento ou digitalização, essa decisão se torna ainda mais estratégica. 

Mas quem aposta em um parceiro de outsourcing de impressão não precisa se preocupar com máquinas ultrapassadas ou falta de suporte. Pelo contrário: é possível ter acesso a equipamentos modernos, que oferecem recursos avançados para otimizar os fluxos de trabalho e transformar a maneira como o seu time imprime, compartilha e protege documentos. 

Recursos dos equipamentos de impressão para empresas: o que avaliar? 

Antes de pensar na compra ou aluguel de impressoras, é importante avaliar as funções disponíveis. Assim, você pode entender como elas atendem às necessidades do seu negócio.  

Abaixo, detalhamos os principais recursos e porque eles fazem diferença: 

1. Captura inteligente e automatizada

Se sua empresa lida com muitos documentos no dia a dia, vale priorizar impressoras com recursos de digitalização avançados. 

Modelos com OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e indexação automática conseguem transformar documentos escaneados em textos editáveis e pesquisáveis. Isso facilita o armazenamento, acelera a recuperação de informações e reduz o retrabalho. 

Além disso, com apps customizáveis, é possível integrar esses fluxos com sistemas internos e garantir funcionalidades como: 

• autenticação do usuário; 

• envio automático para pastas ou sistemas de gestão; 

• visualização prévia antes de imprimir. 

Tudo isso se traduz em processos mais inteligentes, seguros e rápidos. 

2. Impressão em nuvem: mobilidade e praticidade

Hoje, com equipes híbridas ou espalhadas em diferentes cidades, imprimir de qualquer lugar se tornou uma necessidade. 

A impressão em nuvem resolve esse desafio. Com ela, um colaborador pode enviar um arquivo do celular, do tablet ou do notebook e imprimir na unidade mais próxima, com total segurança. 

Essa função também permite: 

• controle e rastreio dos trabalhos de impressão; 

• definição de permissões por usuário ou setor; 

• relatórios detalhados para gestão. 

Mais do que conveniência, estamos falando de eficiência na rotina. 

3. Impressão inteligente e segura

Com as crescentes exigências em proteção de dados, impressoras modernas vêm equipadas com funcionalidades que garantem a confidencialidade das informações. 

Entre os principais recursos, estão: 

autenticação via senha, biometria, cartão ou celular para liberar a impressão; 

gestão de acessos, que define quem pode imprimir, copiar ou digitalizar; 

rastreamento de documentos, com registro de quem imprimiu o quê e quando. 

Esses mecanismos ajudam a reduzir desperdícios, proteger dados sensíveis e ainda promovem uma cultura de responsabilidade no uso dos recursos. 

4. Suporte e atualizações constantes

Equipamentos de impressão para empresas, quando estão parados, significam atrasos, prejuízos e retrabalho. Por isso, contar com suporte técnico ágil e acesso contínuo a atualizações faz toda a diferença. 

Empresas que optam pelo outsourcing de impressão têm acesso a: 

• manutenção preventiva e corretiva incluída no contrato de outsourcing de impressão; 

• atualização tecnológica sempre que necessário; 

• atendimento especializado 24h. 

Ou seja: mais tranquilidade para focar no que importa. 

5. Desempenho e eficiência energética

Aqui entra um ponto-chave para empresas que buscam reduzir custos e impactar menos o meio ambiente: o desempenho aliado à sustentabilidade. 

Impressoras mais recentes entregam: 

• mais velocidade e estabilidade; 

• menor consumo de toner e papel; 

• menor necessidade de manutenção. 

Mas um destaque importante é o consumo de energia. Cada equipamento de impressão possui padrões diferentes de consumo energético, mas atualmente já existem impressoras a laser que garantem até 35% de economia no processo de impressão. 

Vídeo: 

Impressoras a Laser: Eficiência e Sustentabilidade de Verdade 

Vantagens do outsourcing de impressão para empresas 

Investir em outsourcing de impressão vai além de escolher os melhores equipamentos. Essa solução engloba uma abordagem completa, que inclui suporte técnico, fornecimento de insumos e manutenção proativa.  

Tudo isso se traduz em: 

• Redução de custos: elimine despesas com aquisição de equipamentos de impressão para empresas e mantenha o foco no que realmente importa. 

• Flexibilidade operacional: atualize ou expanda os equipamentos conforme as demandas da empresa crescem. 

• Sustentabilidade: equipamentos modernos consomem menos energia e recursos, alinhando-se a práticas sustentáveis. 

• Eficiência de gestão: tenha um único ponto de contato para todos os serviços de impressão, facilitando a administração. 

• Tecnologia de ponta: esteja sempre equipado com os modelos mais recentes e avançados do mercado. 

Como escolher o parceiro ideal para o outsourcing de impressão? 

Ao buscar uma empresa de outsourcing de impressão, é fundamental avaliar não apenas os equipamentos de impressão para empresas oferecidos, mas também a qualidade do serviço prestado. Pergunte-se: 

• Quais tecnologias estão disponíveis? 

• A empresa oferece suporte técnico rápido e eficaz? 

• Os equipamentos atendem às necessidades específicas do meu setor? 

• O parceiro possui experiência comprovada e boas recomendações no mercado? 

A Simpress, por exemplo, é referência no setor e oferece soluções completas e customizadas para empresas de todos os tamanhos e segmentos.  

Como líder em outsourcing de impressão no Brasil, combinamos tecnologia de ponta, eficiência energética, suporte técnico especializado e um atendimento consultivo focado em resultados.  

Nosso modelo de negócio, que prevê uma operação integrada e escalável, nos permite entregar muito mais do que simples equipamentos de impressão para empresas: entregamos performance, economia e tranquilidade para o seu negócio.  

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