Contrato de outsourcing de impressão: o que você precisa saber

Descubra tudo que você deve avaliar em um contrato de outsourcing de impressão na hora de contratar um fornecedor

Alugar impressoras é uma alternativa que tem se mostrado muito eficiente para diversos negócios, afinal, esse é um modelo que contempla não só o equipamento, mas também as outras soluções agregadas para manter o seu parque de equipamentos funcionando perfeitamente.

No entanto, vale lembrar que optar por esse modelo de negócio deve considerar alguns fatores importantes dentro dos contratos, de modo a evitar futuras dores de cabeça e ter a certeza de que nele estão inclusas todas as suas necessidades.

Mas se você não sabe bem como fazer a escolha adequada, continue a leitura e descubra os elementos e diferenças entre cada opção.

O que avaliar em um contrato de outsourcing de impressão

Antes de conhecer os tipos, é importante considerar que, como em qualquer outra área, existem alguns requisitos fundamentais no contrato de outsourcing de impressão que irão delimitar a atuação de cada uma das partes, bem como os seus direitos e deveres enquanto consumidor.
Ao buscar contratar um serviço como este, é preciso avaliar se a oferta contempla os seguintes itens com clareza:

Tipos de equipamentos

O contrato de outsourcing de Impressão deve conter quais equipamentos de impressão e digitalização estão sendo locados para o cliente. Também é preciso incluir as especificações técnicas de cada aparelho e suas condições de uso. Assim, você saberá exatamente se são dispositivos que vão atender exatamente o que você estava buscando.

Serviços adicionais

Cada fornecedor pode ter seu modo de trabalho, mas se houver complementos, será preciso regulamentar quais serão esses serviços adicionais – além do aluguel de equipamentos. Normalmente os itens mais comuns são:

• Manutenção: é necessário descrever no contrato de outsourcing de impressão, o modo e a frequência da assistência que a equipe contratada realizará;
• Monitoramento: os serviços de fiscalização remota do funcionamento das impressoras e scanners também precisam estar especificados no documento. Alguns fornecedores podem até dispor de aplicativos com ferramentas de diagnóstico que ajudam na resolução do chamado e solução de problemas através de inteligência artificial;
• Insumos: a periodicidade e quantidade do reabastecimento de materiais, como tonners e papéis, precisam estar descritos;
• Suporte: é importante que a prestadora de serviços inclua o suporte completo e descreva no contrato como ele será feito. Há casos em que o parceiro pode prestar suporte com SLA de atendimento personalizado de acordo com o nível de criticidade da operação;
• Planos de backup: a segurança de dados é mais um quesito fundamental. Portanto, considere avaliar se o fornecedor possui um plano de backup para garantir a proteção das informações em caso de acidentes.

Valores

Esse é um dos principais elementos do contrato de outsourcing de impressão. Aqui, sua empresa deve agir com cautela para que a cobrança esteja em conformidade com a natureza dos serviços prestados. A atenção nesta fase evitará que você pague um valor maior do que o serviço contratado, de fato, vale.

Tempo de vigência

Levando em consideração a natureza da terceirização dos serviços de impressão, este é um item que gera muitas dúvidas sobre qual seria o período ideal de vigência contratual.

Resumindo, é necessário avaliar o período de tempo que os serviços de Outsourcing de Impressão serão necessários e entender se haverá necessidade e/ou possibilidade de renovação do contrato, por igual período, ou de modo automático.

Flexibilidade

É comum que diversos setores, como o varejo, por exemplo, tenham períodos de alta em suas operações, requerendo um volume maior de impressões. Portanto, também considere avaliar a disponibilidade do parceiro para dispor de novos equipamentos.

O outsourcing por si só costuma ser uma opção que oferece flexibilidade operacional e escalabilidade para incluir ou retirar itens do mesmo contrato. Assim, é possível ajustar sua infraestrutura de TI conforme necessário, seja para crescer ou diminuir a capacidade.

Modelos de contratos de outsourcing de impressão

Dentro dos contratos de outsourcing de impressão, existem alguns tipos que se diferem justamente em relação à quantidade de serviços que estão embutidos na contratação, além da entrega do equipamento em si. Aqui, as principais variáveis observadas são em relação ao atendimento, tempo de parceria e suprimentos. Confira:

Cobertura total

Este é o tipo de contrato de Outsourcing de Impressão mais completo, que dá direito ao cliente o suporte técnico, troca de todas as peças e reposição de suprimentos que precisar, sem custos adicionais. Todos esses adicionais já são definidos no início da parceria para que o cliente tenha visão do que está contemplado e também saiba quais serviços não resultam em pagamentos adicionais.

Mão de obra e reparo em equipamentos

Neste tipo de contrato, o cliente terá direito à manutenção dos equipamentos, que será feita pela equipe técnica do fornecedor, porém não será incluída a reposição de suprimentos. Ou seja, toners e demais materiais devem ser adquiridos conforme demanda, requerendo novos investimentos por parte do cliente.

Avulso

O último tipo de contrato é ajustável às necessidades de cada cliente. Neste caso a empresa contratante opta por pagar separadamente cada conserto solicitado, bem como reposições de suprimentos e peças. Costuma ser uma opção para demandas sazonais, já que passado o período de alta, o cliente tende a ter mais estabilidade nas suas operações.

Na verdade, essa é uma opção que pode ser entendida como um aluguel e não necessariamente um outsourcing, visto que as principais diferenças entre essas modalidades são justamente as manutenções, suportes e reposições que o outsourcing já engloba dentro de um único contrato de impressão.

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