Aluguel de impressoras: vale a pena para minha empresa?

Hoje, a eficiência e a otimização de recursos são fatores cruciais para o sucesso dos negócios e, em função desses requisitos, a demanda por soluções que reduzam custos e aumentem a produtividade também cresce, fazendo com que muitas empresas passem a considerar a possibilidade de realizar o aluguel de impressoras ao invés de comprá-las, por exemplo.

De acordo com dados do Gartner divulgados pelo Marco, 90% das companhias de todos os tamanhos não sabem quanto cada impressora está realmente custando a cada mês. Porém, considerando toner, uso de energia, manutenção e suporte, o valor a ser dedicado para manter esses equipamentos é maior do que elas imaginam.

Diante de cenários como esse, o aluguel não entra só reduzindo os custos, mas facilitando a gestão do parque tecnológico, a manutenção dos equipamentos e até mesmo as atualizações tecnológicas. Então, se você ainda se questionava se vale a pena o aluguel de impressoras, a resposta é “sim”, e neste conteúdo vamos te explicar o porquê!

6 motivos para escolher o aluguel de impressoras na sua empresa

Comprar uma impressora implica em um investimento inicial significativo, além de que os custos de manutenção e reparos ficam inteiramente a cargo da empresa, o que pode se tornar caro a longo prazo.

Por outro lado, o aluguel entra como uma solução completa que entrega bem mais do que economia, permitindo que qualquer negócio que opte por essa solução tenha:

1. Seu time foca no core business

Quando você compra equipamentos de impressão, tem que se preocupar com o início, meio e fim do processo ligado à vida útil do equipamento. Já, ao alugar impressoras, sua empresa pode se dedicar ao seu próprio negócio ao invés de destinar energia para o que não faz parte de seu core business. Dessa maneira, seu time de TI terá melhores resultados, enquanto o fornecedor se encarrega da gestão do seu parque de equipamentos e passa a absorver atividades, como:

• Entrega das máquinas;
• Instalação;
• Configuração;
• Monitoramento da utilização;
• Reposição de consumíveis;
• Manutenção e troca de peças;
• Descarte correto dos toners utilizados.

2. O custo de investimento inicial é menor

Ao comprar equipamentos de impressão é importante calcular o TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Aquisição). Neste processo, muitas vezes, é incluído apenas o preço de tabela de cada equipamento, mas também deve-se considerar todos os custos indiretos atrelados a ele, como manutenção, transporte, armazenamento, etc.

Já ao optar pelo aluguel de impressoras, o cálculo é simples, pois todos os custos indiretos citados anteriormente já estarão contemplados no seu contrato. Além disso, é possível escolher serviços e soluções adicionais que podem facilitar ainda mais a vida do seu time de TI.

Outro fator que deve ser considerado na decisão está ligado às condições e flexibilidade de pagamento. Enquanto ao fazer o aluguel de impressoras, o investimento é mensal conforme o escopo do contrato, não exigindo um grande aporte de investimento inicial . No processo de compra é necessário pagar desde o início por todos os itens adquiridos, seja à vista, parcelado ou até mesmo financiado.

3. Sua empresa paga menos tributos fiscais

Existem diferenças fiscais quando falamos em compra ou aluguel de impressoras. A locação é considerada uma despesa operacional e pode ser abatida na base de cálculo do imposto de renda de empresas. Já a compra equivale a despesas de capital e por isso, nenhum valor poderá ser abatido do imposto de renda nessa operação.

4. Tenha equipamentos sempre atualizados

Ao adquirir qualquer tipo de equipamento, pelo menos uma parte dos recursos gastos é destinada neste ativo e, se surgir necessidade, é possível revender o material para obter liquidez.

Infelizmente, os equipamentos de TI não se valorizam ao longo do tempo, pelo contrário, conforme são utilizados, eles depreciam. Então, são necessárias novas compras para manter seu parque tecnológico sempre atualizado.

Por outro lado, ao alugar impressoras, é de responsabilidade da empresa contratada repor hardwares e softwares conforme necessidade e contrato, mantendo a operação sempre atualizada e moderna. Este é o melhor cenário para acompanhar o avanço tecnológico sem prejuízos ou investimentos adicionais

5. Seu negócio tem escalabilidade

Quando o negócio cresce, naturalmente é preciso investir para ampliar a operação disponibilizando mais dispositivos. Abrir processos de compra sempre que necessário pode acabar gerando sobrecarga nas áreas envolvidas, além de gerar um investimento alto e não garantir agilidade na entrega e instalação dos itens.

Por essa razão, se uma empresa tem expectativa de crescimento, o aluguel de impressoras pode ser mais estratégico pela simplicidade de apenas fazer um acréscimo em seu contrato. Neste caso o processo se torna mais ágil e efetivo.

6. Suporte e manutenção são responsabilidades do fornecedor

Um dos fatores que aumenta os custos para manter um parque de impressão próprio é o corpo técnico para suportá-lo. Sua empresa pode precisar de uma equipe maior do que imagina para manter tudo funcionando corretamente.

Já, decidir pelo aluguel de impressoras, o suporte será feito com mão-de-obra especializada do fornecedor, o que resulta em menor gasto com contratação de novos colaboradores. Além disso, quando a empresa possui filiais, a gestão da equipe técnica espalhada em diferentes regiões e a logística de equipamentos e peças é custoso e demorado. Por esse motivo, terceirizar estas responsabilidades se torna uma vantajosa oportunidade.

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