Compra, leasing ou outsourcing de equipamentos de TI: vantagens e desvantagens

A gestão estratégica dos recursos tecnológicos tornou-se um elemento chave para o sucesso das empresas. Na busca pela perfeição operacional, muitas vezes é necessário escolher entre contratar o outsourcing, leasing ou comprar equipamentos de TI.

A escolha do modelo de contratação de equipamentos de TI é essencial, não apenas pela aquisição de tecnologia. É uma decisão estratégica que impacta diretamente a eficiência operacional, a agilidade nos negócios e, também, a capacidade da empresa de se adaptar às demandas do mercado.

Neste artigo, vamos analisar cada um desses modelos de contratação, destacando suas vantagens e desvantagens. É essencial entender cada um deles para tomar decisões estratégicas e alinhadas aos objetivos empresariais.

Compra: adquirindo propriedade com desafios

A compra direta de equipamentos de TI confere à empresa a propriedade total dos ativos, proporcionando um controle irrestrito sobre o hardware. Contudo, essa estratégia, apesar de proporcionar benefícios evidentes, também traz desafios significativos.

Comprar os equipamentos de TI diretamente dá controle e propriedade, mas exige um investimento maior e responsabilidades operacionais extras. Para empresas que querem gerir melhor seus ativos e estão dispostas a investir a longo prazo, a compra direta é uma boa opção.

No entanto, é crucial considerar a rápida evolução tecnológica e os impactos financeiros a longo prazo ao tomar essa decisão. Cada tipo de contrato tem suas vantagens, e a escolha certa depende das necessidades de cada empresa e de sua visão estratégica.

Vantagens da compra:

• Propriedade total: a compra confere à empresa a posse completa dos equipamentos, proporcionando controle total sobre o ciclo de vida dos ativos.
• Controle a longo prazo: a empresa tem direito de uso dos equipamentos pelo tempo que desejar, sem contratos pré definidos.
• Investimento único: os custos iniciais são mais altos, mas a compra direta evita pagamentos contínuos como no leasing ou outsourcing.

Desafios da compra:

• Custos iniciais elevados: a aquisição direta de equipamentos implica em custos iniciais substanciais, o que pode representar um desafio financeiro significativo.
• Obsolescência rápida: a tecnologia avança rapidamente. Eles precisam de atualizações frequentes para se manterem competitivos. Por isso, os aparelhos comprados podem ficar ultrapassados em pouco tempo.
• Manutenção: a empresa é responsável pela manutenção, reparo e suporte técnico dos equipamentos, o que pode gerar custos operacionais adicionais.

Leasing: entre a posse e a flexibilidade

O leasing é um acordo onde a empresa locatária ou arrendadora compra um bem escolhido pelo cliente para, em seguida, alugá-lo por um tempo pré-determinado.

Muitas vezes é considerado como uma ponte entre a compra direta e o outsourcing. Nesse modelo de contratação, a empresa locatária usufrui dos benefícios do uso dos equipamentos sem a responsabilidade direta pela posse.

No leasing, a empresa faz um contrato com a fornecedora de equipamentos, definindo os termos da locação, o período e as condições financeiras. Durante o período de locação, a empresa paga uma taxa à fornecedora em troca do uso contínuo dos equipamentos. Ao final do contrato, o locatário geralmente tem a opção de adquirir os equipamentos, renovar o contrato ou atualizar para modelos mais recentes.

Vantagens do leasing:

• Preservação do capital: o leasing evita gastos significativos de recursos financeiros associados à compra direta, permitindo que as empresas mantenham seu capital.
• Atualização tecnológica: o leasing permite atualizar para equipamentos mais recentes no final de cada contrato, mantendo uma infraestrutura tecnológica moderna.
• Alívio fiscal: em alguns casos, os pagamentos de leasing podem ser contabilizados como despesas operacionais (Opex), oferecendo benefícios fiscais.
• Manutenção inclusa: em alguns contratos, a manutenção pode estar incluída no leasing. Isso significa que a empresa não tem menos preocupações com a gestão dos equipamentos.

Desafios do leasing:

• Custo total: apesar do leasing evitar custos iniciais mais altos, a longo prazo ele pode ser mais caro do que a compra dos dispositivos.
• Restrições contratuais: os contratos de leasing podem conter cláusulas restritivas, limitando a capacidade de modificar ou atualizar os equipamentos. Além disso, a cada novo item adicional que a empresa precise, é necessário gerar novos contratos, o que dificulta a gestão do fornecedor.
• Falta de propriedade: durante o contrato, a empresa não é proprietária dos equipamentos. Isso pode ser um problema para as empresas que desejam vender os itens.

Outsourcing: uma aliança estratégica

Por fim, ao optar pelo outsourcing, as empresas têm acesso a dispositivos como notebooks, desktops, smartphones e impressoras multifuncionais com diversos benefícios contratados em conjunto. Além disso, estabelecem uma parceria que vai além da simples locação de equipamentos.

No outsourcing, a empresa contrata um provedor de serviços, como a Simpress, para gerenciar toda a sua infraestrutura de TI. Isso inclui não apenas o fornecimento dos equipamentos, mas também serviços completos de manutenção, suporte técnico e soluções personalizadas para atender às necessidades da empresa.

Benefícios do outsourcing:

• Manutenção preditiva e suporte contínuo: a Simpress adota uma abordagem proativa, implementando manutenção preventiva e suporte técnico constante. Isso reduz as chances de falhas e interrupções nas operações, mantendo a infraestrutura funcionando sem risco de paralisações.
• Flexibilidade e escalabilidade: o outsourcing oferece flexibilidade operacional e escalabilidade para incluir ou retirar itens do mesmo contrato. As empresas podem ajustar sua infraestrutura de TI conforme precisarem, seja para crescer ou diminuir a capacidade.
• Foco no core business: ao terceirizar a gestão de ativos com a Simpress, as empresas podem direcionar seus recursos internos e esforços para suas atividades principais. Isso promove a inovação, a eficiência e a competitividade, uma vez que a empresa concentra-se no que faz de melhor.
• Continuidade garantida: com técnicos especializados e planos de backup, o outsourcing evita interrupções nas operações da empresa, mesmo em situações adversas. Isso proporciona segurança e tranquilidade, elementos essenciais para um ambiente operacional estável.
• Gestão centralizada: não é necessário fazer eventuais solicitações ao fabricante, à assistência e ao departamento interno de suporte, além de buscar softwares para mensuração dos resultados e criação de fluxos de trabalho. Tudo é integrado em um único fornecedor.
• Atualização constante: além disso, ao contratar equipamentos no modelo de outsourcing, a inovação é garantida. Na renovação de cada contrato, é possível trocar pelos modelos mais atuais e modernos.

Desafios do outsourcing:

• Dependência do provedor de serviços: a empresa fica, em certa medida, dependente do provedor de serviços de outsourcing. A escolha de um parceiro confiável e sólido é crucial para conter esse desafio.
• Custos contínuos: mesmo eliminando os altos custos iniciais, a empresa terá despesas contínuas associadas aos serviços prestados. Ainda assim, estes valores englobam outros custos que muitas vezes não são levados em consideração no TCO dos equipamentos de TI. A gestão eficiente desses custos é fundamental.

Elevando o sucesso do seu negócio com o outsourcing de equipamentos de TI

Em resumo, o outsourcing não é apenas uma forma de adquirir equipamentos, mas também é uma estratégia poderosa para impulsionar a excelência operacional e promover a inovação.

A Simpress, como provedora de outsourcing de equipamentos de TI, é a parceria estratégica que o seu negócio precisa para se concentrar no que realmente importa: o crescimento e a evolução de seus negócios.

Simplifique seu fluxo de trabalho e tenha mais assertividade para tomar as melhores decisões. Conheça as soluções da Simpress e garanta o outsourcing de equipamentos de TI para o seu negócio.