Se você ainda tem dúvidas entre comprar ou alugar impressoras para sua empresa, confira neste blog post tudo o que você precisa saber para otimizar seus processos de impressão tomando a melhor decisão para o seu negócio!

Já imaginou poder preservar o capital da sua empresa e investi-lo no seu próprio crescimento? Se ao invés de comprar, você optar por alugar impressoras, isso é totalmente possível!

O IDC (International Data Corporation) e o Gartner realizaram pesquisas que mostram que, ao implementar o outsourcing de impressão, as empresas têm conseguido reduzir de 20% a 30% do custo total de impressão.

Mas, será que vale a pena alugar impressora?

Confira a seguir algumas razões pelas quais fazer a locação de impressoras é mais vantajoso do que adquirir permanentemente estes itens:

1.   Você pode focar no seu próprio negócio

Quando você compra equipamentos de impressão, tem que se preocupar com o início, meio e fim do processo ligado à vida útil do equipamento. Já, ao alugar impressoras, sua empresa pode se dedicar ao seu próprio negócio ao invés de destinar energia para o que não faz parte de seu core business. Dessa maneira, seu time de TI poderá ter melhores resultados, enquanto o fornecedor contratado se encarrega da gestão do seu parque de equipamentos:

• Entrega das máquinas;
• Instalação;
• Configuração;
• Monitoramento da utilização;
• Reposição de consumíveis;
• Manutenção e troca de peças;
• Descarte correto dos toners utilizados.

2.   O custo de investimento inicial é menor

Ao comprar equipamentos de impressão é importante calcular o TCO (Total Cost of Ownership ou Custo Total de Aquisição). Neste processo, muitas vezes, é incluso apenas o preço de tabela de cada equipamento, sendo necessário somar todos os custos indiretos atrelados a ele, como manutenção, transporte, armazenamento, etc.

Já, ao alugar impressoras, o cálculo é simples, pois todos os custos indiretos citados anteriormente já estarão contemplados na sua mensalidade. Além disso, é possível escolher serviços e soluções adicionais que podem facilitar ainda mais a vida do seu time de TI.

Outro fator que deve ser considerado na decisão está ligado às condições de pagamento. Enquanto ao alugar impressoras, o investimento é mensal conforme escopo do contrato, não exigindo um grande aporte de investimento na largada; No processo de compra é necessário pagar desde o início por todos os itens adquiridos, seja à vista, parcelado ou até mesmo financiado.

3.   Você paga menos tributos fiscais

Existem diferenças fiscais quando falamos em comprar ou alugar impressoras. A locação é considerada uma despesa operacional (Opex) e pode ser abatida na base de cálculo do imposto de renda de empresas (na maioria dos casos). Já a compra equivale a despesas de capital (Capex) e por isso, nenhum valor poderá ser abatido do imposto de renda nessa operação.

4.   Tenha equipamentos sempre atualizados

Ao adquirir qualquer tipo de patrimônio, pelo menos uma parte dos recursos gastos é imobilizada neste ativo e, se surgir necessidade, é possível revender o material para obter liquidez.

Infelizmente, equipamentos de TI não se valorizam ao longo do tempo, pelo contrário, conforme são utilizados, eles depreciam. Então, são necessárias novas compras para manter seu parque de impressoras sempre atualizado.

Por outro lado, ao alugar, é de responsabilidade da empresa contratada repor hardwares e softwares conforme necessidade e contrato, mantendo a operação sempre atualizada e moderna. Este é o melhor cenário para acompanhar o avanço tecnológico sem prejuízos ou investimentos adicionais

5.   Seu negócio tem escalabilidade

Quando o negócio cresce, é preciso investir para ampliar a operação disponibilizando mais equipamentos de TI. Abrir processos de compra sempre que necessário pode acabar gerando sobrecarga nas áreas envolvidas, além de gerar um investimento alto e não garantir agilidade na entrega e instalação dos itens.

Por essa razão, se uma empresa tem expectativa de crescimento, pode ser mais estratégico alugar impressoras pela simplicidade de apenas fazer um acréscimo em seu contrato. Neste caso o processo é mais ágil devido à SLA.

6.   Suporte e manutenção são responsabilidades do fornecedor

Um dos fatores que aumenta os custos para manter um parque de impressão próprio é o corpo técnico para suportá-lo. Sua empresa pode precisar de uma equipe maior do que imagina para manter tudo funcionando corretamente…

Já, ao alugar impressoras, o suporte será feito com mão-de-obra especializada do fornecedor, o que resulta em menor gasto com contratação de novos colaboradores. Além disso, quando a empresa possui filiais, a gestão da equipe técnica espalhada em diferentes regiões e a logística de equipamentos e peças é custoso e demorado. Por esse motivo, terceirizar estas responsabilidades se torna uma vantajosa oportunidade.

Agora que você já sabe porque alugar impressoras vale a pena para o seu negócio, que tal entender como este processo pode ser um caminho para a transformação digital da sua empresa? Baixe nosso e-book e descubra!