Virtual workplace: o que é e quais seus impactos em uma empresa?

Nos últimos anos, o conceito de Virtual Workplace tem ganhado destaque no mundo corporativo parte disso, se deve aos novos formatos de trabalho trazidos  pela pandemia e pela rápida evolução dos recursos tecnológicos.

Uma pesquisa recente do Gartner, por exemplo, apontou que para 66% dos entrevistados, “melhores resultados de negócios seriam alcançados se a TI fornecesse aplicativos e dispositivos universalmente aceitos e suportados para realizar o trabalho”. Um outro levantamento, intitulado Tendências e Perspectivas do Trabalho, realizado pela WeWork, constata que 95% dos colaboradores acreditam que a flexibilidade é um fator decisivo na hora de aceitar um emprego, e que 78% trocariam de empresa devido a questões envolvendo o modelo de trabalho.

Todos esses dados nos mostram que investir em inovações e adotar formatos mais adaptáveis representam muito mais do que uma tendência: são uma consolidação dos novos tempos. Porém, é justamente o setor de TI que tem de suprir essa busca, com a construção de um virtual workplace adequado, que reúna soluções capazes de satisfazer as rotinas corporativas e as necessidades das equipes de trabalho.

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O que é um virtual workplace?

Antes de falarmos mais sobre a sua relevância, é necessário entender melhor o conceito: portanto, chamamos de virtual workplace, ou digital workplace, a versão digital do ambiente de trabalho. Ou seja, é um local 100% online, que não depende de espaço ou estrutura física.

As instalações materiais, nesse caso, são substituídas por uma espécie de portal exclusivo para funcionários, com ferramentas e recursos digitais que promovem a comunicação entre os colaboradores, favorecem a execução das tarefas diárias e permitem que diversas atividades sejam realizadas de forma colaborativa, como se as equipes estivessem ocupando o mesmo espaço físico.

Assim, o virtual workplace rompe as barreiras do escritório, mas vai muito além do simples “trabalho remoto”, porque ele também abrange a cultura organizacional, impulsionando com isso a produtividade e a satisfação dos colaboradores, além de gerar mais sucesso e prosperidade para a companhia e seu time.

4 soluções que devem fazer parte de um virtual workplace de sucesso

O virtual workplace, ou digital workplace, tem sido a resposta para muitos dos desafios corporativos, especialmente os que dizem respeito à gestão de ferramentas e colaboradores, pois se trata de um modelo moderno que otimiza a atuação.

Isso quer dizer que no ambiente de trabalho virtual, o funcionário realmente encontra tudo o que precisa para desempenhar suas atividades de forma eficiente, como acesso rápido a documentos e projetos, funções relacionadas à execução das tarefas do dia a dia, ferramentas que favorecem sua integração junto ao time, e tudo isso sem que ele precise se deslocar de um lugar para o outro.

Mas a pergunta que fica é: como criar um ambiente como esse dentro de uma empresa? A resposta está em 4 soluções:

1.    Service desk

Todo virtual workplace precisa contar com um service desk, ou seja, uma central de serviços. O objetivo dessa central é garantir que os usuários do ambiente recebam o suporte necessário sempre que precisarem, seja para resolver pequenas questões ou problemas mais complexos. Com uma solução como essa, todas as demandas ficam centralizadas e a experiência do usuário é elevada, já que o service desk pode combinar a utilização de entradas omnichannel, IA e inteligência de dados, visando oferecer uma boa estrutura e elevar a experiência do usuário.

2.    Field service

Outra opção que precisa ser incluída é o field service, que conta com recursos para favorecer o serviço de campo. É através desse recurso que as empresas garantem que as equipes externas tenham à mão tudo o que precisam para atuar com eficiência.

3.   Gestão de ativos

Um virtual workplace de sucesso também deve contar com uma boa gestão de ativos, afinal, só assim será possível monitorar proativamente o ambiente de TI, potencializar o seu desempenho, ampliar o ciclo de vida dos aparelhos e garantir a rápida resolução de qualquer irregularidade, contribuindo para a continuidade operacional.

4.    Gestão de acessos

E por último, mas não menos importante, é imprescindível ter uma gestão de acessos eficaz, para controlar quem pode consultar cada informação. Um bom ambiente de trabalho digital deve manter dados sensíveis e informações sigilosas sempre protegidos, por isso uma solução de gestão de acessos deve ser aplicada para garantir não só a segurança, mas também a conformidade com as leis regulatórias.

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Virtual workplace: por que investir no conceito é uma decisão estratégica?

Apostar no virtual workplace é uma decisão estratégica porque, com um ambiente digitalizado, a empresa habilita seus colaboradores a trabalharem de qualquer lugar, com ferramentas e recursos apropriados que otimizam seu desempenho.

Mais do que isso, os ganhos também se refletem em produtividade, centralização, economia e qualidade do time. Veja só as principais vantagens:

• Aumento da flexibilidade de trabalho

Com o virtual workplace as rotinas se tornam mais flexíveis, eliminando a necessidade do colaborador se deslocar até o escritório, possibilitando que o mesmo trabalhe de forma remota ou até de outras unidades e filiais da mesma empresa.

●      Aumento da atração e retenção de talentos

Em tempos em que a versatilidade tem sido supervalorizada, apostar no virtual workplace é a estratégia certeira para atrair e reter grandes talentos. Com um ambiente de trabalho digital é possível entrar em contato com pessoas de outras cidades, estados e até mesmo países, e empregar profissionais habilidosos que moram distante do escritório.

●      Aumento da produtividade das equipes

Com tantas facilidades, os colaboradores ficam mais satisfeitos, e isso consequentemente impacta na sua produtividade. O virtual workplace também contribui com a eficiência dos times, pois entrega recursos e ferramentas, acesso rápido às informações, e a possibilidade de compartilharem dados e tarefas em tempo real, aperfeiçoando a sua forma de atuar.

●      Redução e otimização de recursos humanos e financeiros

No ambiente digital, recursos humanos e financeiros são otimizados e reduzidos. A gestão de colaboradores torna-se muito mais precisa e eficiente, e a empresa consegue reduzir custos, reunindo os times presencialmente apenas quando necessário, em espaços muito menores. A opção ainda favorece a economia com imóveis, energia e transporte, além de facilitar a automatização de tarefas, poupando recursos humanos para atividades que realmente precisam de atenção.

●      Monitoramento preditivo de incidentes

Somente um espaço 100% controlável possibilita o monitoramento preditivo, contribuindo para uma tomada de decisão proativa, antes dos problemas acontecerem. Isso contribui para que a empresa se mantenha ativa, mesmo diante de imprevistos ou falhas técnicas.

●       Centralização de soluções

Investir em um virtual workplace também é centralizar todas as soluções, recursos e ferramentas em um só lugar. Assim, todos os dados, documentos, materiais e tarefas ficam reunidos em uma central única, possibilitando que colaboradores acessem de qualquer hora e lugar, de forma prática e segura.

Em suma, essa é uma alternativa que definitivamente reúne tudo o que as equipes precisam para atuar com dinamismo e eficiência. Com ele, a experiência do usuário é elevada, as necessidades para atuar em campo são supridas, a gestão de ativos é aperfeiçoada e o acesso é mais seguro.

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