Digital Workplace: como a solução favorece o suporte, a comunicação e a produtividade

Você já observou como a tecnologia avança cada vez mais rápido, transformando a sociedade, e também o modo de atuar das empresas?

Hoje, as rotinas operacionais estão muito diferentes de como eram antes: os modelos de trabalho híbrido e home-office, que ganharam força durante a pandemia, impuseram às companhias a necessidade de se adaptarem de vez à essa nova realidade. Além disso, grandes empresas com dezenas de unidades e filiais, e suas equipes fragmentadas, cada uma operando em uma região específica, também enfrentam desafios na gestão de suas operações.

Seja qual for a razão, essas diferentes formas de trabalho do mundo moderno só se tornaram possíveis em função da tecnologia. Mas elas também atribuíram às organizações a necessidade de oferecer uma estrutura adequada, que permita aos times realizar as atividades do dia de qualquer hora e lugar, e com qualquer dispositivo.

É nesse momento que as soluções de digital workplace surgem como escolhas certeiras. Digital workplace é um termo inglês, que na tradução significa “local de trabalho digital” e que se refere ao uso da tecnologia como instrumento para a realização de atividades que normalmente aconteceriam dentro do escritório.

Assim, entende-se como digital workplace, a plataforma colaborativa (que também pode ser chamada de intranet) com ferramentas e recursos para promover o trabalho no ambiente virtual. Ela permite que os colaboradores acessem documentos, compartilhem informações, colaborem simultaneamente em projetos e se comuniquem de forma mais eficiente e aperfeiçoada, independentemente de sua localização física.

Mas quais desafios são verdadeiramente superados por esse modelo? Por que e por onde começar? Quais são os benefícios agregados? Bem, se a sua empresa está determinada a abraçar esse conceito, acompanhe a leitura, e saiba mais sobre as soluções de digital workplace, service desk, field service, gestão de ativos e gestão de acessos.

7 desafios da gestão de TI corporativa na atualidade

Como dito previamente, com tantas inovações, as companhias estão ficando cada vez mais conectadas, flexíveis e atualizadas. Mas, se por um lado, eles agregam vantagens, por outro, impõem desafios, especialmente para os gestores de TI.

É que criar um ambiente digital de alta confiabilidade e segurança pode, muitas vezes, se tornar uma equação complicada de resolver. Hoje, as maiores dificuldades da TI corporativa em relação aos modelos de trabalho atuais e à presença das novas tecnologias são:

1.  Integração de ferramentas diversas

Dezenas de aplicativos para organizar as tarefas do dia, diversas soluções de IA, múltiplos recursos para realizar a gestão de ativos, a gestão de acessos, entre outras tarefas administrativas. O número de ferramentas para usar no trabalho é enorme. Segundo uma pesquisa recente da Gartner, pode chegar a 11 por trabalhador.

Quando se tem tantos recursos assim, é crucial integrá-los, para garantir a boa gestão e evitar problemas de duplicidade e compatibilidade. Mas, como agrupar ferramentas tão diversas? Este é um desafio delicado, e que precisa ser constantemente superado pelo departamento de TI.

2.  Gestão de acessos e segurança

Outro desafio é a gestão de acessos, afinal, o setor de TI precisa garantir a segurança dos dados enquanto a conexão dos colaboradores é estabelecida. Na lista de equações complicadas, eis então mais uma do setor de tecnologia: promover o frágil equilíbrio entre permissões e o acesso seguro e confiável.

3.      Suporte remoto

Lidar com a assistência remota também é um desafio justamente porque, uma vez à distância, as equipes podem utilizar redes e dispositivos diversos.

Sejam trabalhadores remotos ou equipes divididas por unidade ou região, não importa. Na maioria das vezes, é difícil para o setor de TI oferecer o suporte técnico apropriado aos seus clientes finais quando os colaboradores utilizam redes ou ferramentas tão diferentes.

4.      Manutenção da infraestrutura

Do mesmo modo fica a infraestrutura tecnológica: q . Ou seja, é imprescindível que os colaboradores possam atuar de maneira conjunta e integrada, sem travamentos ou interrupções ⎯ e a TI precisa garantir todo o suporte e colaboração necessária nesse quesito.

5.  Monitoramento e gestão de performance

Monitorar o desempenho das ferramentas de colaboração para garantir que estejam funcionando adequadamente e de maneira eficiente e produtiva, e realizar ajustes sempre que necessário, é outro desafio dos gestores de tecnologia, especialmente em ambientes de TI complexos.

6.   Escalabilidade

A escalabilidade também é uma questão que gera preocupação nos profissionais de TI. À medida que a empresa cresce, o setor de TI precisa garantir que as soluções colaborativas acompanhem seu desenvolvimento, e tenham capacidade para escalar de acordo com a demanda, sem comprometer a performance ou a segurança das informações.

7.   Satisfação dos usuários

Por fim, a satisfação dos colaboradores. O mesmo estudo que mencionamos da Gartner, revelou, por exemplo, que “47% dos trabalhadores digitais têm dificuldade para encontrar as informações necessárias para desempenhar suas funções com eficiência”.

Esse dado sintetiza perfeitamente como o ambiente de trabalho e os processos da empresa podem impactar no contentamento dos funcionários. Mantê-los satisfeitos com a rotina de trabalho, com as ferramentas e o suporte fornecido pode ser desafiador, especialmente quando as expectativas são altas e as possibilidades tão diversas.

DESCUBRA QUAIS SÃO OS 5 PRINCIPAIS DESAFIOS DA TI E APRENDA A UTILIZAR A TECNOLOGIA COMO MOTOR DE TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

Como as soluções de digital workplace solucionam os desafios da TI?

As soluções de digital workplace se apresentam, então, como opções certeiras para os desafios que mencionamos acima, uma vez que favorecem a integração de recursos, o acesso seguro, o funcionamento, a manutenção e o monitoramento, além de promoverem escalabilidade e garantirem a satisfação do colaborador.

Reunidas, elas criam um ambiente favorável ao trabalho remoto, e permitem uma atuação eficiente e verdadeiramente produtiva, mesmo que fora dos limites da empresa.

A Simpress oferece o pacote completo, com recursos que abarcam desde a área de serviços até a gestão. Alguns deles são:

●    Service desk

O service desk representa a evolução do help desk. Funciona como uma espécie de “balcão de atendimento digital”, que concentra as chamadas de TI, centralizando todas as demandas em um único lugar.

O service desk permite à equipe entender rapidamente os problemas enfrentados pelos usuários que adquirem produtos ou serviços, e encontrar as soluções apropriadas em menor tempo hábil.

Pode combinar a utilização de entradas omnichannel, IA, e inteligência de dados, visando oferecer a melhor experiência tanto para clientes quanto para colaboradores.

●      Field service

Já o field service é a solução de digital workplace voltada ao serviço de campo: com ela, o time consegue prestar uma assistência mais individualizada, enviando, por exemplo, um técnico qualificado para diagnosticar e resolver problemas complexos pessoalmente.

Mais do que apenas um suporte presencial, o field service tem como objetivo aumentar a eficiência operacional, melhorar o atendimento ao consumidor e reduzir custos 

Em casos de atrasos ou outros contratempos, as atualizações de status também podem ser transmitidas instantaneamente ao cliente, mantendo-o sempre informado. Com isso, as empresas passam a garantir que os serviços estão sendo prestados de forma pontual e eficaz, otimizando a alocação de recursos e melhorando a experiência como um todo.

●      Gestão de ativos

Também não podemos nos esquecer da gestão de ativos, afinal, quando se tem colaboradores operando fora dos limites da empresa, é importante contar com soluções que garantam o controle e a gestão dos equipamentos remotos.

Essa solução de digital workplace não só monitora, como potencializa o desempenho das máquinas, otimiza o ciclo de vida, e identifica proativamente problemas e eventos no seu ambiente de TI.

●      Gestão de acessos

E, por último, temos a gestão de acessos para garantir conexões mais seguras, controle eficaz sobre quem acessa cada informação e a proteção de dados críticos, assegurando a conformidade regulatória.

Com essa solução de digital workplace, as informações sensíveis se mantêm sempre resguardadas e seguras, independentemente de onde os colaboradores estejam.

Terceirização de TI: as vantagens de investir no Digital Workplace

Com a compreensão das soluções é possível que você já tenha entendido um pouco de como a construção de um ambiente de trabalho digital pode facilitar muitas tarefas do dia a dia colaborativo.

No entanto, esses ganhos vão além, proporcionando também:

• Aumento da produtividade:

  O digital workplace oferece ferramentas e recursos que facilitam a rotina corporativa. Portanto, ao terceirizar uma plataforma, a empresa dá à equipe a possibilidade de agilizar tarefas, atuar de forma estratégica e reduzir atividades operacionais que possam comprometer sua produtividade e eficiência. A vantagem de compartilhar documentos, informações, dados e recursos em tempo real também torna a atuação empresarial mais dinâmica e precisa.

• Colaboração entre times aprimorada:

  A colaboração entre os funcionários também é aperfeiçoada. Com as soluções de digital workplace, a equipe consegue manter uma comunicação ativa, e a troca de conhecimento e ideias é constantemente estimulada.

  Aumento na retenção de talentos:

  Por meio das soluções de digital workplace, a empresa realmente consegue oferecer um espaço de trabalho mais produtivo, eficiente e estratégico, passando também mais segurança e confiança para os colaboradores, despertando o desejo de permanecerem na organização.

A retenção de talentos também acontece porque o digital workplace acaba com os limites geográficos: assim, mesmo diante da necessidade de uma mudança de cidade ou país, o funcionário pode continuar trabalhando, sem que isso afete a sua rotina.

• Aumento na retenção de talentos:

  Por meio das soluções de digital workplace, a empresa realmente consegue oferecer um espaço de trabalho mais produtivo, eficiente e estratégico, passando também mais segurança e confiança para os colaboradores, despertando o desejo de permanecerem na organização.

A retenção de talentos também acontece porque o digital workplace acaba com os limites geográficos: assim, mesmo diante da necessidade de uma mudança de cidade ou país, o funcionário pode continuar trabalhando, sem que isso afete a sua rotina.

• Otimização de recursos humanos e financeiros:

  Automatizar tarefas repetitivas auxilia as equipes a pouparem esforços para atividades de maior complexidade, além de ajudar as empresas a tomarem decisões melhores, que irão culminar em economia financeira a médio e longo prazo.

• Segurança e compliance:

  O digital workplace proporciona ainda segurança e compliance, já que trabalha com protocolos e práticas que garantem a segurança dos dados e o sigilo e proteção das informações sensíveis, blindando a empresa contra possíveis ameaças e ataques.

• Assertividade na tomada de decisões com dados:

  Vale ressaltar que todas as decisões a partir das soluções de digital workplace são baseadas em dados robustos, o que favorece um posicionamento mais estratégico e assertivo.

• Centralização de todas os problemas em um único fornecedor:

  Por fim, ao escolher um único parceiro que ofereça soluções para todas as frentes do digital workplace, a empresa desenvolve um ambiente integrado e uma rotina mais descomplicada.

Além disso, os gestores deixam de se preocupar com todas essas equações para se concentrar no que importa: o core business.

Soluções de TI para empresas: 7 passos para implementar o Digital Workplace

Embora tragam todos os ganhos citados, é importante entender que implementar as soluções de digital workplace envolve uma série de processos para garantir os resultados esperados e a boa aceitação por parte dos colaboradores.

1. Avaliação das necessidades organizacionais

Antes de implementar as soluções de digital workplace, e pensar em service desk, field service, gestão de ativos e gestão de acessos, é importante avaliar as necessidades da empresa e as expectativas das equipes. Uma dica valiosa é realizar pesquisas e pedir o feedback, para identificar possíveis lacunas e reconhecer o que precisa ser aprimorado.

2. Escolha das ferramentas adequadas

O sucesso desse projeto também depende da escolha dos recursos. É preciso selecionar bem as ferramentas, fornecedores e softwares que serão utilizados, bem como certificar-se que as plataformas escolhidas sejam seguras, intuitivas e alinhadas com os objetivos da empresa.

3. Integração de sistemas

E por falar em ferramentas, a integração é um outro passo importante. Para o digital workplace funcionar, é primordial assegurar-se de que todos os recursos e sistemas estão bem integrados, garantindo assim a fluidez no trabalho e eliminando os silos de informação.

4. Capacitação dos colaboradores

Invista constantemente na capacitação e no treinamento dos funcionários, para que possam criar uma familiarização com as ferramentas, desenvolver seus potenciais e tirar com isso o máximo proveito dos recursos escolhidos.

5. Monitoramento e otimização contínua

Sem análise, é impossível dizer se algo está funcionando. Por isso, o recomendado é realizar um monitoramento adequado e constante, além de pedir feedbacks regulares para identificar os pontos que podem ser aprimorados.

6. Cultura organizacional e adaptação

 Além disso, a comunicação clara e recorrente sobre os canais corretos para abertura de chamados e solicitação de apoio é crucial, garantindo que todos os funcionários, especialmente os novos, conheçam e se sintam à vontade com esses sistemas. Isso não apenas facilitará a integração, mas também promoverá um ambiente de trabalho mais eficiente e coeso.

7. Escolha adequada de parceiros fornecedores

Por último, escolha um parceiro que abrace as necessidades da organização, e que tenha experiência e conhecimento de mercado. Ao terceirizar uma empresa experiente, a companhia não só obtém a estrutura necessária, mas todo o suporte para elevar ainda mais a sua presença digital.

Gestão de serviços de TI: como transformar seu ambiente com o Digital Workspace Simpress?

A Simpress, líder em outsourcing de TI, oferece soluções de digital workplace através de um pacote completo de opções para que negócios de todo e qualquer segmento possam transformar seu ambiente de trabalho em um espaço digital seguro e confiável.

Com soluções de service desk, field service, gestão de ativos e gestão de acessos, a Simpress ajuda as empresas a impulsionar sua produtividade e eficiência, por meio de uma plataforma inteligente que contempla hardwares, softwares e outras tecnologias digitais.

Sua central de soluções resolutiva, suporte 24×7 e monitoramento constante e preditivo garantem excelência no suporte, para que você e sua empresa possam focar no core business.

Com as soluções de Digital Workplace da Simpress, você e sua equipe têm acesso às melhores ferramentas para o trabalho, garantem mais produtividade e eficiência, e usufruem da flexibilidade de poder trabalhar de onde quiserem.

A Simpress centraliza todas as questões e equações complicadas, usando sua altíssima reputação e vasto conhecimento de mercado para fazer sua jornada de transformação digital acontecer.

Para saber mais sobre digital workplace e as soluções da Simpress, entre em contato conosco. Nossos especialistas estão prontos para atender você.